Huishoudelijk Reglement

1.        Het bestuur

Het bestuur van s.v. Plexus bestaat uit de voorzitter, de secretaris, de penningmeester, de commissaris interne betrekkingen en de commissaris externe betrekkingen. Elke week vindt er een bestuursvergadering plaats. Dit zal verder worden toegelicht in dit hoofdstuk, naast de uitleg van de bestuursfuncties.


1.1      De voorzitter

1.1.1    Vergaderingen              

De voorzitter plant en bereidt de vergadering voor door het maken van een agenda. De voorzitter zit de vergaderingen voor en dient het overzicht te houden tijdens de vergadering. Daarnaast zorgt de voorzitter ervoor dat deze gestructureerd verloopt en dient natuurlijk inbreng in. 


1.1.2    Website            

Het beheren van de website is de verantwoordelijkheid van de voorzitter. Dit omdat de voorzitter het overzicht dient te houden en de website het medium is waarop alles van en voor de vereniging samenkomt.     

   

1.1.3    Mail        

Zoals ieder bestuurslid heeft ook de voorzitter een eigen bestuursmail. De voorzitter controleert dagelijks zijn bestuursmail en hanteert een antwoordtermijn van drie werkdagen. 


1.1.4    Actielijst en lange-termijn actielijst      

Aan de hand van de wekelijkse notulen wordt er door de voorzitter een actielijst opgesteld. De voorzitter bewaakt dat alle bestuursleden deze actielijst naleven en waar nodig wijst de voorzitter de bestuursleden hierop. De voorzitter bewaakt de takenbelasting van zijn bestuursleden en anticipeert waar nodig. 

De voorzitter stelt ook een actielijst op voor de lange termijn en stelt deze gedurende het studiejaar bij. In deze actielijst staan bijvoorbeeld evenementen, besprekingen en afspraken waar op korte termijn geen actie voor nodig is. 


1.1.5    Overleg met contacten             

Wekelijks voert de voorzitter overleggen met diverse interne en externe contacten. Dit kunnen bestuurs- of commissieleden zijn, maar ook docenten, partners, leden, sponsoren, de directie e.d zijn.       

      

1.1.6    Documenten      

De voorzitter is verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van de officiële documenten van de vereniging. Deze officiële documenten zijn het beleidsplan, de bestuursoverdracht, het huishoudelijke regelement en bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel. 


1.1.7    Promotie
De voorzitter beheerst het Instagram account van s.v. Plexus en bewaakt de goede samenwerking op de Facebook- en de LinkedInpagina en Snapchat.



1.2      De secretarisInterne link

1.2.1    Ledenadministratie/Congressus

Nieuwe leden schrijven zich in via de website waarbij de secretaris via de mail hiervan op de hoogte wordt gesteld. Via Congressus houdt de secretaris het ledenbestand bij. Via Congressus kan de secretaris makkelijk de hele ledenlijst opvragen en alle andere taken uitvoeren die te maken hebben met de ledenadministratie. 


Interne link1.2.2    Mail

De secretaris beheert de bestuursmail, hier komt alle algemene mail binnen. De secretaris bekijkt of hij de mail zelf kan beantwoorden en stuurt deze anders door naar een van de andere bestuursleden. De secretaris bespreekt alle relevante ingekomen stukken in de vergadering met het bestuur zodat iedereen op de hoogte is. De mail wordt verstuurd met mailchimp. 


Interne link1.2.3    Nieuwsbrief

Iedere maandag voor de borrel wordt er een nieuwsbrief naar de leden verstuurd. Hierin staat verenigingsnieuws, activiteiten die plaats gaan vinden en andere interessante items. Alle commissies en leden die iets in de nieuwsbrief willen zetten kunnen de secretaris hiervoor tot drie dagen voor de deadline die hierboven benoemd is benaderen. 

1.2.4    Notulen

De secretaris maakt elke vergadering notulen zodat er later teruggelezen kan worden wat er is besproken, afgesproken en welke taken nog uitgevoerd moeten worden. De notulen worden na uiterlijke twee dagen na de vergadering op Dropbox geplaats. 


1.2.5    Documenten
De secretaris zorgt ervoor dat alle papieren van de vereniging bij elkaar zitten en altijd goed terug te vinden is. 


1.2.6    Reserveren lokalen

De secretaris zorgt voor het reserveren van de lokalen voor de ALV’s en eventuele andere vergaderingen e.d. servicedesk.evenementen@han.nl


Interne link1.2.7    Postvak

De secretaris is verantwoordelijk voor het legen van het postvak. Deze zit op de begane grond in de C-vleugel, postvak 291. 


1.2.8    Algemeen verordening gegevensbescherming

s.v. Plexus gebruikt persoonsgegevens voor het bijhouden van een ledenadministratie, voor het versturen van nieuwsbrieven en het versturen van uitnodigingen.

s.v. Plexus verwerkt gegevens van leden, docenten van IVS aan de HAN te Nijmegen en van haar sponsoren. 

s.v. Plexus verwerkt de volgende persoonsgegevens:
Voornaam(en), achternaam, roepnaam, geslacht, geboortedatum, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.

Deze persoonsgegevens worden bewaard zolang een persoon lid is, wanneer het lidmaatschap wordt beëindigd worden de gegevens verwijderd.


1.2.8    Facebook

De secretaris is medeverantwoordelijk voor de Facebookpagina van s.v. Plexus samen met een lid van de PR-commissie.Met behulp van deze pagina worden de volgens ingelicht over evenementen en ontwikkelingen binnen de vereniging. 


1.3      PenningmeesterInterne link

1.3.1    Begroting

De penningmeester stelt vóór de wissel-ALV van zijn/haar verenigingsjaar de begroting op. De begroting moet in ieder geval de verwachte inkomsten en uitgaven bevatten, samen met de actuele balans en dus ook de actuele voorraad.

Hierbij hoort het maken van een inschatting van de inkomsten die Plexus in 2017-2018 krijgt. Denk hierbij aan sponsoring en de hoeveelheid contributie. Aan de hand van deze inkomsten wordt het verwachtte bedrag verdeeld over de commissies. De rekeningen die in de resultatenrekening worden opgenomen zijn in ieder geval; Bestuur, Verenigingskosten, Sponsoring, Merchandise, Lustrum, Contributie, Spaarrekening en voor iedere commissie een eigen rekening.


Interne link1.3.2    Conscribo

De belangrijkste dingen van dit boekhoudprogramma; het programma bevat de rekeningen van alle commissies (zogenoemde resultatenrekeningen) en het bevat de balans van de vereniging. De balans bestaat uit; Kasgeld, Bankrekening, Spaarrekening, Voorraad, Debiteuren waar de vereniging nog geld van krijgt en Crediteuren waar de vereniging nog geld aan moet betalen. In de resultatenrekening is de begroting verwerkt, zodat de penningmeester kan zien of de vereniging op de goede koers zit. Verder wordt iedere bon voorzien van een referentienummer.


Interne link1.3.3    Facturen

De penningmeester van s.v. Plexus stelt facturen op voor gemaakte kosten en voor de aanvraag van een sponsorbedrag. Iedere factuur wordt net als alle bonnen van een referentienummer voorzien. 


Interne link1.3.4    Rabobank

s.v. Plexus is aangesloten bij de Rabobank, hiervoor heeft de penningmeester en de voorzitter een zakelijke pas. De penningmeester is eindverantwoordelijk voor de rekening. Met de bank is een zakelijk contract afgesloten waardoor auto-incasso’s en het opnemen van grotere geldbedragen mogelijk is. Dit jaar is er een spaarrekening geopend, hierop is het lustrumgeld gestort samen met wat extra spaargeld voor uiterste noodzaak. Verder werkt de penningmeester met de Rabobankapp waar overschrijvingen mee worden gedaan. De Rabobank brengt maandelijks kosten met zich mee, dit is onderdeel van het contract. Daarnaast wordt er bij de Rabobank contant geld gestort. 


Interne link1.3.5    Auto-incasso

De penningmeester schrijft de contributie af en kan een deelnemersbedrag incasseren voor bepaalde activiteiten. Alle leden hebben hier bij de inschrijving een auto-incassomachtiging voor afgegeven.


Interne link1.3.6    Contant geld

Het beheer van het contant geld van de vereniging valt onder de verantwoordelijkheid van de penningmeester.


Interne link1.3.7    Voorraad

De voorraad van s.v. Plexus bestaat uit verschillende merchandise. Deze wordt bijgehouden door de penningmeester. Dit wordt dan ook verwerkt in het boekhoudprogramma Conscribo. Daarnaast wordt er gewerkt met een kasboek, waarin schriftelijk wordt bijgehouden wat er verkocht wordt op de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen.


Interne link1.3.8    Congressus

Met dit programma wordt de inschrijving voor activiteiten geregeld. Met dit bedrijf is een contract getekend waardoor leden via de website met IDEAL kunnen betalen. Het is voor de penningmeester zichtbaar wie zich heeft ingeschreven en op welke manier hij/zij voor een activiteit heeft betaald. Dit kan namelijk op verschillende manieren; auto-incasso, geld overmaken, contant betalen of met IDEAL betalen. 


1.3.9    Kascontrolecommissie

De Kascontrolecommissie is een verplichte commissie, vermeld in de statuten van de vereniging. Ook vanuit de Kamer van Koophandel wordt een Kascontrolecommissie verplicht. 


Interne link1.3.10  Contact met de penningmeesters van de commissies

De penningmeester van s.v. Plexus blijft gedurende het jaar goed afstemmen hoeveel geld de commissie nog heeft om uit te geven. De penningmeester van het bestuur is namelijk verantwoordelijk voor het geld dat wordt uitgegeven. Commissies dienen altijd te verantwoorden waar ze van plan zijn geld aan uit te geven.


Interne link1.3.11  Tussenresultaat en jaarverslag

Tijdens de tussen Algemeen Leden Vergadering laat de penningmeester zien wat s.v. Plexus precies heeft uitgegeven en wat er binnen is gekomen. Daarnaast blikt hij/zij vooruit naar wat er nog uitgegeven kan worden en welke bedragen nog binnen zullen komen. Aan het eind van het bestuursjaar wordt er een jaarverslag gemaakt. Dit verslag bestaat uit een overzicht van de in en uitgaven van de vereniging, maar ook wat er op dat moment op de balans staat.


1.4      De commissaris interne betrekkingen

1.4.1    Aanspreekpunt commissies

Tijdens het begin van het studiejaar betrokken zijn bij de opstartende commissies. Het is hierbij van belang dat er naar elke commissie verwachtingen worden uitgesproken en dat commissies hun verwachting kunnen uitspreken. De afspraken die dan worden gemaakt kunnen vastgelegd en gedeeld worden in de Dropbox. Daarnaast is de commissaris op de hoogte van de stand van zaken binnen de commissies. De commissaris intern kan dit op verschillende wijzen bereiken. De keuze is onder andere afhankelijk van de beschikbare tijd, het functioneren van de commissie en de urgentie van de vergadering. Er kan worden gekozen voor het bijwonen van een vergadering, telefonisch contact tijdens een deel van de vergadering, telefonisch bereikbaar zijn tijdens de vergadering, mailverkeer, het lezen van de notulen, etc.  


Het evalueren van de voortgang binnen commissies. De commissaris evalueert twee keer per jaar het functioneren van de commissies. Denk hierbij aan zaken zoals communicatie binnen een commissie, communicatie tussen verschillende commissies en communicatie tussen commissies en het bestuur. Daarnaast wordt besproken of de gestelde doelen behaald zijn, hoe de activiteiten zijn verlopen en welke toekomstplannen de commissies hebben.  


1.4.2    Aanspreekpunt HAN

Om de banden met de docenten van het instituut voor verpleegkundige studies op de HAN te verbeteren is de commissaris intern er als aanspreekpunt. Door middel van mail worden de docenten op de hoogte gesteld door de commissaris en kunnen zij via mail of telefoon contact opnemen voor vragen of ideeën. Eventuele vragen vanuit de docenten zullen besproken worden tijdens vergaderingen en als mogelijk wordt er gekeken of er commissies aansluiten bij de vraag. 


1.4.3    Bestuur

De commissaris informeert bestuursleden over de voortgang van de commissies. Tijdens de wekelijkse bestuursvergadering geeft de commissaris interne betrekkingen informaties over commissies en hun bezigheden. De door het bestuur genomen beslissingen communiceren naar de commissies. Hierbij is het van belang dat informatie gelijktijdig naar alle betrokken mensen wordt gecommuniceerd. Dit zorgt voor transparantie binnen de vereniging.  

1.4.4    Vormen nieuwe commissies

Het vormen van nieuwe commissies aan het einde van het studiejaar. Het vormen van commissies bestaat uit verschillende fases:


De eerste fase bestaat uit het in kaart brengen welke commissies nodig zijn. Hierbij wordt gekeken naar de huidige taken van commissies. Het kan nodig zijn dat er een nieuwe commissie komt of dat de taken van een bestaande commissie worden uitgebreid. Dit kan tijdens een commissiehoofdenvergadering worden besproken. Een commissiehoofdenvergadering vergroot de transparantie binnen de vereniging.

De tweede fase bestaat uit het bepalen van een start- en sluitdatum van de inschrijvingen en het informeren van leden. Denk hierbij aan het gebruik van de commissiewijzer.


De derde fase bestaat uit het vormen van de commissies. De wijze waarop deze gevormd worden is terug te vinden onder het kopje commissies.


1.4.5    Nevenactiviteiten

Het mede organiseren van de commissiemeeting avond. Bij deze avond is er gelegenheid voor de commissieleden om elkaar te leren kennen en de banden tussen de commissies te versterken. Daarnaast organiseert de commissaris het commissie-weekend. Dit weekend wordt georganiseerd aan het einde van het jaar om alle commissieleden te bedanken voor hun inzet van het afgelopen jaar. 


1.5      Commissaris externe betrekkingenInterne link

1.5.1    Sponsoren/samenwerkingspartners

Als commissaris extern ben je verantwoordelijk voor het contact zoeken en onderhouden met huidige en nieuwe sponsoren. Met deze sponsoren wordt een passend contract afgesloten wat door beide partijen nageleefd dient te worden. Als dit niet zo is kan men een gesprek aanvragen met de sponsor of de vereniging. 


Interne link1.5.2    Contracten

De commissaris extern is er verantwoordelijk voor dat alle contracten met sponsoren zijn opgesteld en ondertekend. Alle contracten dienen in de Dropbox te staan en op papier in een map bewaard te worden. Contracten die met een derde aangegaan worden mogen uitsluitend ondertekend worden door het zittende bestuur.



1.5.3    Contact (zuster)vereniging

De commissaris extern is verantwoordelijk voor het aangaan en onderhouden van relaties met andere (zuster)verenigingen.  Wij nodigen hen uit op de constitutieborrel om zo netwerken te onderhouden en uit te breiden. Dit jaar zal extra aandacht gaan naar onze zusterverenigingen. De commissaris extern heeft als taak de contacten te verbeteren en eventueel samen een activiteit te organiseren.


1.6      Bestuursvergadering

Elke bestuursvergadering is op verzoek toegankelijk voor leden, zij het dat het bestuur het recht heeft om (een deel van) de vergadering een besloten karakter te geven. Tijdens een vergadering vindt hoofdelijke stemming plaats, waarbij de besluiten genomen worden met ten minste een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Hierbij dient wel het volledige bestuur aanwezig te zijn. Besluiten kunnen alleen genomen worden wanneer na de stemming een meerderheid van het bestuur akkoord is. Bij het staken van de stemmen wordt na een discussieronde opnieuw gestemd. Staken de stemmen vervolgens nog, dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Niet-bestuursleden hebben in de vergadering geen stemrecht, maar kunnen slechts een advies uitbrengen. Dit advies is echter niet bindend. 


Alle bestuursleden krijgen voor de bestuursvergadering gelegenheid de notulen van de vorige bestuursvergadering te lezen. De secretaris zorgt ervoor dat deze notulen, indien mogelijk, uiterlijk twee dagen na de bestuursvergadering beschikbaar zijn. De bestuursleden dienen tot één dag voor de eerstvolgende bestuursvergadering hun agendapunten aan de voorzitter kenbaar te maken. Aan het begin van elke bestuursvergadering kunnen de bestuursleden alsnog één of meerdere nieuwe agendapunten laten opnemen.


2.      Bestuursverkiezing

Er moet ten minste eenmaal per verenigingsjaar een bestuurswisseling plaatsvinden. Deze bestuurswissel vindt plaats tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) aan het begin van het collegejaar (in september). De leden van s.v. Plexus zal in deze vergadering beslissen over het al dan niet aanstellen van een nieuw bestuur. Het bestuur is verplicht om in maart te starten met een wervingscampagne voor het vormen van een kandidaatsbestuur.

In april vindt een informatieavond plaats, begin mei is de deadline voor de sollicitatiebrieven. Studenten vermelden hierin waarom ze in het bestuur willen, wat hun kwaliteiten zijn, welke collegejaar ze zullen hebben en wat de voorkeur qua functie is.

  • Kandidaten die solliciteren dienen hun bestuursjaar de opleiding in Nijmegen te volgen. Een minor in het buitenland is dus niet mogelijk.
  • Bestuursleden mogen niet deelnemen aan commissies in verband met belangenverstrengeling.


Wanneer het kandidaatsbestuur bekend is, dient dit kenbaar gemaakt te worden aan de leden. Kandidaten melden zich aan bij het bestuur. Zij die zich kandidaat stellen dienen lid te zijn van de vereniging. Het bestuur bepaalt de sollicitatieprocedure en vormt het kandidaatsbestuur. Bij stemming op de ALV dient, indien gewenst, geheimhouding van stemming gewaarborgd te zijn. 



3.      Beleidsplan en jaarverslag

Het bestuur stelt aan het begin van het jaar een beleidsplan op, bestaande uit de begroting, de balans en de geplande activiteiten. Dit verslag wordt gepresenteerd tijdens de Algemene Ledenvergadering. De realisatie moet worden goedgekeurd en de penningmeester moet zijn of haar verwachte uitgaven kunnen verantwoorden.

Halverwege het jaar vindt de tussen ALV plaats waarin het tussenresultaat door de penningmeester wordt gepresenteerd. Aan het eind van het jaar, wordt tijdens de wissel-ALV het jaarverslag gepresenteerd met daarin de behaalde doelen en het financiële jaarverslag door de penningmeester.


4.      Lidmaatschap

Het verenigingsjaar loopt van één (1) september tot één (1) september van het volgende jaar. Het lidmaatschap loopt eveneens gedurende deze periode. Studenten zijn lid wanneer zij ingeschreven staan voor de opleiding Verpleegkunde of doceren aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Zich hebben aangemeld als lid en lidmaatschap betalen en akkoord zijn gegaan bij de aanmelding met het huishoudelijke regelement en de privacy beleid van s.v. Plexus. Indien een persoon gedurende het collegejaar afstudeert loopt het lidmaatschap automatisch door. Vanaf dat moment is men alumni-lid van s.v. Plexus.  


Via automatisch incasso wordt de contributie geïnd. Het lidmaatschap voor het studiejaar 2018-2019 telt twintig (20) euro voor (alumni-) leden en vijftien (15) euro voor eerstejaars studenten die zich tijdens de introductieweek hebben aangemeld. Het lidmaatschap van vijftien (15) euro geldt alleen voor hun eerste lidmaatschap jaar. Leden krijgen korting op producten en activiteiten, ook genieten zij voorrang bij het inschrijven voor activiteiten.  


De vereniging behoudt zich het recht om de contributie jaarlijks te verhogen, indien de verhoging in de Algemene Ledenvergaderingwordt goedgekeurd. Leden die zich willen uitschrijven moeten dit voor één (1) oktober doen. In augustus dient het huidige bestuur een herinneringsmail te sturen naar de leden die dat jaar afstuderen. Daarnaast moet dit nieuws gedeeld worden in de nieuwsbrief. Indien een lid zich na één (1) oktober uitschrijft is hij lid tot één (1) september van het daaropvolgende jaar. Dit geldt ook voor leden die afstuderen of in het voorgaande collegejaar afgestudeerd zijn. Tijdens de Algemene Ledenvergadering waar het bestuur wisselt begin september hebben alleen leden stemrecht.  


Leden die tussentijds met de opleiding Verpleegkunde gestopt zijn, zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig opzeggen van het lidmaatschap bij s.v. Plexus. Indien het met de opleiding gestopte lid zich niet tijdig afmeldt, voor één (1) oktober, rekent s.v. Plexus tien (10) euro aan administratiekosten. Het met de opleiding gestopte lid hoeft hierdoor niet te voldoen aan het totale lidmaatschapsbedrag van twintig (20) euro. Deze persoon is dan geen lid meer van s.v. Plexus en heeft dus ook geen recht meer op de voordelen van het lidmaatschap. Hij/zij zal uit het ledenbestand verwijderd worden. Deze regeling geld tot één (1) februari van het betreffende collegejaar. Na deze datum dient het lid alsnog twintig (20) euro te betalen en wordt hierna uit het ledenbestand verwijderd. 



4.1      NU’91

Alle studerend leden worden automatisch gratis student-lid van NU’91. Hierbij wordt het geen-bezwaar-systeem gehanteerd. s.v. Plexus verstrekt de gegevens van de in te schrijven studenten. Hierbij worden de volgende gegevens verstrekt aan NU’91: naam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer en indien bekend studiejaar en verwachte afstudeerdatum. 
Afgestudeerden dienen hun afstudeerdatum zo snel mogelijk door aan de ledenadministratie van NU’91. Zij worden per die datum uitgeschreven als gratis student-lid en ontvangen een aanbieding om zich aansluitend als betalend lid bij NU’91 in te schrijven. Vervolgens zullen de geldende regels van NU’91 van kracht zijn. 


4.2      Ereleden

Naast de reguliere leden zijn de oprichters van de vereniging erelid, te weten: Jannik Zijlstra, Amanda van der Zee, Leonie van Keulen, Lieke Visser en Dennis Garrido. Zij betalen dan ook geen contributie. 


4.3      Actieve leden

Onder actief lid wordt verstaan lid van één van de commissies, lid van de Raad van Advies (RvA) of lid van de Kascontrolecommissie. Actieve leden moeten ten alle tijdens lid zijn van de vereniging. Je bent ook actief lid als je naast een commissie een extra activiteit organiseert.


4.4      Deelname aan activiteiten

Leden van s.v. Plexus hebben altijd voorrang op niet-leden. Daarnaast betalen leden minder voor deelname aan een activiteit dan niet-leden. Alumni-leden hebben geen voorrang op leden, maar wel voorrang op niet-leden.

Deelname aan activiteiten dient kenbaar te worden gemaakt door aanmelding via de website www.svplexus.nl. Bij het aanmelden voor een activiteit geldt de volgende disclaimer;


Interne link4.5      Disclaimer

Voor alle activiteiten die s.v. Plexus organiseert zal disclaimer (hieronder beschreven) van kracht zijn. Bij elke aanmelding van een lid voor een activiteit zal het lid in moeten stemmen met de disclaimer. s.v. Plexus heeft ten alle tijden het recht om te verwijzen naar deze disclaimer. 

Deze disclaimer vermeldt dat een lid zich normaal dient te gedragen en de regels op moet volgen van de plek waar de activiteit plaatsvindt. Op het moment dat een lid zich niet gedraagt of schade maakt is de persoon zelf en niet de vereniging aansprakelijk. 

Voor het nuttigen van alcohol gelden de normale regels: -18 geen drank en leden zijn zelf aansprakelijk voor hun gedrag. Indien een bar of café een boete opgelegd krijgt vanwege het alcoholmisbruik, kan deze verhaald worden op het overtredende lid. Als laatste wordt er bij elke activiteit een termijn vermeld tot wanneer een lid zich aan- en af kan melden voor een activiteit. Als een lid zich afmeldt na deze termijn heeft de vereniging het recht om het geld middels een automatische incasso af te schrijven. Bijzondere omstandigheden kunnen worden gemeld bij het bestuur waarop deze het recht heeft om een uitzondering te maken. 

Een lid kan het geld terugvorderen van de automatische incasso. Mocht een lid dit doen wordt het lid via de mail verzocht om de activiteitenkosten alsnog over te maken naar de rekening van s.v. Plexus binnen een betaaltermijn van 14 dagen. Indien de vereniging geen geld van het lid heeft ontvangen binnen het betaaltermijn, heeft de vereniging het recht om het geld nogmaals af te schrijven via een automatische incasso van de rekening van het lid.

Wanneer het bedrag weer wordt teruggevorderd en het lid, na de gestelde termijn uit de mail het verschuldigde bedrag niet heeft betaald, dient het lid een boete te betalen van tien euro boven op de activiteitenkosten aan administratiekosten. De vereniging heeft het recht om het geld met de boete af te schrijven via een automatische incasso van de rekening van het lid. Dit is tevens de laatste kans om te voorkomen dat de lid wordt uitgeschreven van s.v. Plexus en wordt tevens uitgesloten om nogmaals lid te worden. Ook wordt toegang tot alle Plexus activiteiten zowel studie- als non studie gerelateerd geweigerd.



4.6      Wanbetaler

Als een lid zich na een oktober niet heeft uitgeschreven bij s.v. Plexus heeft de vereniging het recht om het geld middels een automatische incasso af te schrijven. Mocht er één lid de contributie terugboeken zonder geldige uitschrijving, wordt het lid via de mail verzocht om de verplichte contributiegelden van het lidmaatschap alsnog binnen 14 dagen over te maken naar de rekening van s.v. Plexus. Indien de vereniging geen geld van het lid heeft ontvangen binnen de betaaltermijn, heeft de vereniging het recht om het geld nogmaals af te schrijven via een automatische incasso van de rekening van het lid. Het lid wordt hiervan op de hoogte gesteld door middel van mail. Wanneer het bedrag wat verschuldigd is niet tijdig is betaald dient het lid een boete van 25 euro aan administratiekosten te worden betaald. Wanneer het bedrag weer wordt teruggevorderd, kan deze persoon geen lid meer zijn van s.v. Plexus. Het lid wordt uitgeschreven van s.v. Plexus en wordt tevens uitgesloten om nogmaals lid te worden. Ook wordt toegang tot alle Plexus activiteiten zowel studie- als non studie gerelateerd geweigerd.



5.      Commissies

De vereniging telt een aantal vaste commissies. De vaste commissies zijn: Activiteitencommissie, Feestcommissie, Introductiecommissie, Reiscommissie, PR-commissie, Studiebegeleidingscommissie, Symposiumcommissie en de Alumni.


Er kunnen altijd, als daar behoefte aan is, commissies worden geschrapt of nieuwe commissies worden opgericht door het bestuur. Het bestuur heeft het recht de commissies van verplichtingen te ontheffen.


Voor elke commissie geldt;

  • De commissie wordt (in principe) door het bestuur samengesteld op een door het bestuur gekozen wijze; (infoavond en vervolgens een vormingsavond);
  • Alle commissies moeten bestaan uit studerende leden aan de opleiding Verpleegkunde op de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Uitzondering hierop is de alumni, zij mogen lid zijn van deze commissie op basis van hun alumnilidmaatschap. 
  • Leden mogen zich aansluiten bij een commissie op voorwaarde dat hij/zij zijn propedeuse heeft gehaald. Zonder propedeuse mag er geen inhoudelijke functie binnen een commissie vervullen (rollen zoals voorzitter of penningmeester);
  • Alle commissies bestaan uit maximaal 6 personen met uitzondering van de lustrumcommissie en de introcommissie. Mocht een commissie denken dat er meer commissieleden nodig zijn kunnen zij dit aangeven bij de commissaris intern voor de sollicitatieprocedure start. Het bestuur beslist dan of deze aanvraag gehonoreerd wordt. De lustrum- en introcommissie mogen uit maximaal 8 personen bestaan.
  • Een commissielid dat nog maar een half jaar studeert aan de opleiding mag geen officiële functie bekleden in een commissie. Ook mag er per commissie niet meer dan 1 persoon in zitten die nog maar een half jaar studeert. 
  • De commissie heeft een aangewezen commissiehoofd die gekozen is door de commissie zelf met goedkeuring van het bestuur. De commissiehoofd is verantwoordelijk voor het functioneren van zijn of haar commissie; 
  • De commissie dient binnen het door het bestuur beschikbaar gestelde budget te blijven, indien in overleg met bestuur mag dit overschreden worden; 
  • Voor activiteiten waar de penningmeester van het bestuur niet bij aanwezig kan zijn, kan de penningmeester van de commissie een voorschot aanvragen. Beide bankpassen van het bestuur zijn persoonlijk en mogen dus niet worden uitgeleend;
  • De commissie draagt zelf zorg voor de realisatie en de evaluatie van hun activiteiten. Iedere commissaris wijst een secretaris en een penningmeester aan. Ook is één commissielid per activiteit/feest verantwoordelijk voor foto’s en verslagen. De penningmeester van de commissie onderhoudt contact met de penningmeester van het bestuur; 
  • De commissie verzorgt zelf subsidieaanvragen bij de penningmeester, deze moeten binnen 4 weken zijn ingediend; 
  • De commissie draagt zorg voor het opstellen van een stappenplan en een draaiboek van haar activiteiten met daarin een tijdsafbakening, het budget en een lijst van personen die aan een bepaalde activiteit meewerken; 
  • Geen enkele commissie is gemachtigd zelfstandig een contract te ondertekenen. Dit gaat altijd in samenspraak met de commissaris externe betrekkingen; 
  • Commissies dienen bij contact met bedrijven/partners de extern te informeren. Ter voorkoming van evt. contractbreuk. 
  • De commissie draagt zorg voor de promotie van haar activiteiten en kan dit eventueel uitbesteden aan de PR-commissie; 
  • De commissie notuleert de in commissievergaderingen genomen besluiten en archiveert deze notulen; 
  • Het bestuur is te allen tijde gemachtigd beslissingen van commissies terug te draaien of te veranderen. Is hierover niet direct overeenstemming te bereiken met de desbetreffende commissie, dan worden alle acties die samenhangen met het geschil stilgelegd. Vervolgens worden de commissaris en nog een ander commissielid uitgenodigd op de eerstvolgende bestuursvergadering om hierover overeenstemming te bereiken;
  • Aankopen met een aankoopprijs van boven de honderd euro (100€) dienen door de commissies overlegd te worden met het zittende bestuur. Beide partijen moeten een goedkeuring geven tot erover gegaan kan worden naar het aanschaffen van het product;
  • De commissies die een activiteit in de vorm van een reis of weekend weg organiseren dienen bij het boeken ervan een annuleringsverzekering aan te sluiten.  


5.1      Lustrumcommissie

Wanneer de vereniging haar lustrumjaar viert bestaat er in het jaar vóór het lustrumjaar en het lustrumjaar zelf een lustrumcommissie. De lustrumcommissie zal ervoor zorgen dat het lustrum van s.v. Plexus groots gevierd gaat worden. Deze commissie zal bestaan uit maximaal 8 personen en zal door middel van een sollicitatieprocedure worden gekozen door het huidige bestuur. Na het lustrumjaar houdt deze commissie op met bestaan. 

Het bestuur van het lustrumjaar zelf mag niet deelnemen aan de lustrumcommissie. Verder hebben alle leden en alumni-leden het recht om te solliciteren. Op het moment dat deelgenomen wordt aan de lustrumcommissie mogen de leden voor het studiejaar waarin het lustrumjaar is niet solliciteren voor een bestuursfunctie of andere commissie.


5.2      Bijzondere activiteiten voor actieve leden

Om alle commissies op dezelfde manier succes te wensen organiseert het bestuur aan het begin van het jaar een commissie succesavond. Daarnaast wordt aan het eind van het collegejaar een commissie bedankweekend georganiseerd door het huidige bestuur.


Daarnaast overlegt het huidige bestuur met de oud-bestuursleden, wie de Senaatsdag organiseert. Voor deze dag of avond worden alle oud-bestuursleden uitgenodigd.


5.3      Verenigingskleding

Alle actieve leden krijgen een verenigingsshirt. Dit houdt in een T-shirt met naam, logo van s.v. Plexus en de naam de commissie. De T-shirts worden besteld via het bestuur. De kleuren hiervan worden in overleg met de commissaris intern bepaald. Nieuwe commissieleden dienen tijdig hun maten door te geven.



6.      Raad van Advies en de Kascontrolecommissie

s.v. Plexus heeft twee ondersteunende organen; de Raad van Advies en de Kascontrolecommissie.

De Raad van Advies functioneert als een kritisch klankbord en kan indien gevraagd advies geven aan het bestuur van s.v. Plexus. Dit advies is op dat moment altijd bindend. De raad van advies bestaat uit alumnileden van s.v. Plexus. De nieuwe raad van advies wordt gekozen door de huidige Raad van Advies en het huidige bestuur. De Raad van Advies wordt tijdens de eerste of tweede Algemeen Leden Vergadering van het bestuursjaar voorgedragen.


De Raad van Advies bestaat uit minimaal drie en maximaal zeven personen. Als deze aantallen gewijzigd willen worden dient hiervoor gestemd te worden op de Algemeen Leden Vergadering waarbij twee derde van de aanwezige leden eens moet stemmen. De leden van de raad van advies dienen allemaal afgestudeerd te zijn aan de opleiding Verpleegkunde aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen te Nijmegen. 


De voorzitter van de Raad van Advies neemt het initiatief om aan het begin van het jaar de officiële beleidsstukken op te vragen bij de huidige voorzitter. Ook neemt de voorzitter van de raad van advies het initiatief om eens per jaar te vergaderen met het huidige bestuur om de beleidsvoering en plannen te bespreken.


De Kascontrolecommissie controleert de financiële administratie van s.v. Plexus. Tijdens minimaal twee momenten in het jaar wordt de boekhouding van de vereniging gecontroleerd. Indien noodzakelijk kan dit meer zijn. De Kascontrolecommissie heeft een controlerende functie en is niet bevoegd om veranderingen door te voeren of te sanctioneren. De boekhouding is de verantwoordelijkheid van het bestuur. De commissie zal, indien zij dit nodig acht, verbeteringen aangaande de boekhouding voorstellen aan het bestuur. Dergelijke voorstellen/adviezen zijn altijd ‘vrijblijvend’ van aard. Daarnaast heeft de commissie de volgende taken;

  • Het controleren van declaraties en facturen op aanwezigheid en verantwoording in de boekhouding; 
  • Het tellen van de voorraden;
  • Het tellen van de kas en het controleren van het kasboek; 
  • Het controleren van de uitgaven van de studievereniging op doelmatigheid en het belang van deze uitgaven voor de vereniging.



7.      Studentenkamer HAN

In de studentenkamer van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen bevindt zich de voorraad van de vereniging. De kas mag niet in de studentenkamer worden bewaard. De sleutel van de studentenkamer kan worden opgehaald bij de receptie van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, op vertoon van een collegekaart. De studentenkamer kan door leden worden gebruikt voor vergaderingen en verkoop van kaartjes/ acties van activiteiten. Daarnaast zal het bestuur daar regelmatig aanwezig zijn voor vragen van leden.



8.      Foto’s en video’s

Door de commissie die de activiteit organiseert worden foto’s en video’s gemaakt. De commissie is hier dus zelf verantwoordelijk voor. Foto’s die op de website kunnen worden geplaatst worden naar de voorzitter van s.v. Plexus doorgestuurd, wiens taak het is de foto’s op de website te zetten. Op de Facebook wordt een degelijke selectie getoond en op de website zijn als leden ingelogd zijn alle foto’s (die toonbaar zijn) te zien.


s.v. Plexus bezit een GoPro en een camera. De voorzitter is verantwoordelijk voor de GoPro en de camera. Op het moment dat de voorzitter afspraken maakt met een lid dient hij/zij de hele dag/avond verantwoordelijk te zijn voor de camera.


De foto’s die tijdens de activiteiten zijn gemaakt worden gedeeld op de website van s.v. Plexus. Deze foto’s zijn tot twee (2) jaar na de activiteit terug te vinden op de website. Hierna worden ze van de website af gehaald. Indien leden op zoek zijn naar foto’s die niet meer op de website van s.v. Plexus staan, kunnen zij navraag doen bij de voorzitter of de gevraagde foto op de harde schijf te vinden is. 


s.v. Plexus gebruikt de foto´s en video´s die gemaakt zijn tijdens activiteiten voor promotiedoeleinden. Een selectie van deze foto´s en video´s zal dan ook op social media geplaatst worden, worden getoond tijdens activiteiten en er zullen foto´s worden opgehangen in de C-vleugel van de HAN op Kapittelweg 33. De overige foto’s en video’s worden op de website geplaatst en zijn alleen zichtbaar voor leden van s.v. Plexus. Het verspreiden van deze foto’s en video’s is niet toegestaan zonder toestemming van het bestuur. Mocht je bezwaar hebben tegen het delen van foto’s waar jij op staat stuur dan een mail naar bestuur@svplexus.nlwaarin je dit kenbaar maakt.