Huishoudelijk Reglement

1. Het bestuurInterne linkInterne link

Het bestuur van s.v. Plexus bestaat uit de voorzitter, de secretaris, de penningmeester, de commissaris interne betrekkingen en de commissaris externe betrekkingen. Elke week vindt er een bestuursvergadering plaats. Dit zal verder worden toegelicht in dit hoofdstuk, naast de uitleg van de bestuursfuncties.

1.1  Voorzitter

Vergaderingen   

De voorzitter bereidt de vergadering voor door het maken van een agenda. De voorzitter zit de vergaderingen voor en dient overzicht te houden tijdens de vergadering en ervoor te zorgen dat deze gestructureerd verloopt. De voorzitter dient natuurlijk ook inbreng te hebben in een vergadering.

Website                  

De website is de verantwoordelijkheid van de voorzitter van dit bestuur. Omdat de voorzitter degene is die het overzicht dient te houden en de website het medium is waarop alles samenkomt.        

Mail         

Zoals ieder bestuurslid heeft ook de voorzitter een eigen emailadres, de voorzitter controleert dagelijks de bestuursmail. Dit jaar is s.v. Plexus overgegaan op een ander programma voor de mail, ook dit coördineert de voorzitter.

Actielijst en lange-termijn actielijst        

Wekelijks wordt er vanuit de notulen een actielijst opgesteld. De voorzitter let erop dat alle bestuursleden deze actielijst naleven en wanneer nodig wijst de voorzitter de bestuursleden hierop. Ook signaleert de voorzitter of de bestuursleden wel of geen tijd hebben om alle acties uit te voeren. Wanneer het nodig is helpen de bestuursleden elkaar. Daarnaast houdt de voorzitter een actielijst bij voor de lange termijn, het gaat hier om activiteiten e.d., die niet op korte termijn uitgevoerd kunnen of hoeven te worden.

Overleg met contacten                   

Wekelijks is de voorzitter bezig met diverse interne en externe contacten. Dit kunnen bestuurs- of commissieleden zijn, maar ook docenten, partners, leden, sponsoren, de directie e.d. als voorzitter bereid je zo’n overleg ook voor.

Activiteiten         

De voorzitter dient zo veel mogelijk aanwezig te zijn bij de georganiseerde activiteiten.                                          

Documenten       

De voorzitter is verantwoordelijk voor de documenten als onder andere: het beleidsplan, de overdracht en het huishoudelijk regelement. Deze stelt de voorzitter op en werkt ze bij wanner nodig.

1.2  Secretaris

Ledenadministratie/Congressus

Nieuwe leden schrijven zich in via de website waarbij de  secretaris via de mail hiervan op de hoogte wordt gesteld. Via Congressus houdt de secretaris het ledenbestand bij. Via congressus kan de secretaris makkelijk de hele ledenlijst opvragen en alle andere taken uitvoeren die te maken hebben met de ledenadministratie.

Mail

De secretaris beheert de bestuursmail, hier komt alle algemene mail binnen. De secretaris bekijkt of hij de mail zelf kan beantwoorden en stuurt deze anders door naar een van de andere bestuursleden. De secretaris bespreekt alle relevante ingekomen stukken in de vergadering met het bestuur zodat iedereen op de hoogte is. De mail wordt verstuurd met mailchimp.

Nieuwsbrief

Iedere maand wordt er een nieuwsbrief gemaakt. Hierin staat verenigingsnieuws, activiteiten die plaats gaan vinden en andere interessante dingen voor leden. Alle commissies en leden die iets in de nieuwsbrief willen zetten kunnen de secretaris hiervoor benaderen. 

Notulen

De secretaris maakt elke vergadering notulen zodat er later terug gelezen kan worden wat er is besproken, afgesproken en welke taken nog uitgevoerd moeten worden. De notulen worden na de vergadering op Dropbox geplaatst zodat deze voor het hele bestuur terug te vinden zijn.

Documenten
De secretaris zorgt ervoor dat alle papieren van de vereniging bij elkaar zitten en altijd goed terug te vinden zijn.

Reserveren lokalen

Postvak

De secretaris is verantwoordelijk voor het legen van het postvak. Deze zit op de begane grond in de C-vleugel,  postvak 291.

1.3 Penningmeester

Begroting

De penningmeester stelt vóór de wissel-ALV van zijn/haar verenigingsjaar de begroting op. De begroting moet in ieder geval de verwachte inkomsten en uitgaven bevatten, samen met de actuele balans en dus ook de actuele voorraad.

Hierbij hoort het maken van een inschatting van de inkomsten die Plexus in 2017-2018 krijgt. Denk hierbij aan sponsoring en de hoeveelheid contributie. Aan de hand van deze inkomsten wordt het verwachtte bedrag verdeeld over de commissies. De rekeningen die in de resultatenrekening worden opgenomen zijn in ieder geval; Bestuur, Verenigingskosten, Sponsoring, Merchandise, Lustrum, Contributie, Spaarrekening en voor iedere commissie een eigen rekening.

Conscribo

De belangrijkste dingen van dit boekhoudprogramma; het programma bevat de rekeningen van alle commissies (zogenoemde resultatenrekeningen) en het bevat de balans van de vereniging. De balans bestaat uit; Kasgeld, Bankrekening, Spaarrekening, Voorraad, Debiteuren waar de vereniging nog geld van krijgt en Crediteuren waar de vereniging nog geld aan moet betalen. In de resultatenrekening is de begroting verwerkt, zodat de penningmeester kan zien of de vereniging op de goede koers zit. Verder wordt iedere bon voorzien van een referentienummer.

Facturen

De penningmeester van s.v. Plexus stelt facturen op voor gemaakte kosten en voor de aanvraag van een sponsorbedrag. Iedere factuur wordt net als alle bonnen van een referentienummer voorzien.

Rabobank

s.v. Plexus is aangesloten bij de Rabobank, hiervoor heeft de penningmeester en de voorzitter een zakelijke pas. De penningmeester is eindverantwoordelijk voor de rekening.  Met de bank is een zakelijk contract afgesloten waardoor auto-incasso’s en het opnemen van grotere geldbedragen mogelijk is. Dit jaar is er een spaarrekening geopend, hierop is het lustrumgeld gestort samen met wat extra spaargeld voor uiterste noodzaak. Verder werkt de penningmeester met de Rabobankapp waar overschrijvingen mee worden gedaan. De rabobank brengt maandelijks kosten met zich mee, dit is onderdeel van het contract. Daarnaast wordt er bij de Rabobank contant geld gestort.

Auto-incasso

De penningmeester schrijft de contributie af en kan een deelnemersbedrag incasseren voor bepaalde activiteiten. Alle leden hebben hier bij inschrijving een auto-incassomachtiging voor afgeven.

Contant geld

Het beheer van het contant geld van de vereniging valt onder de verantwoordelijkheid van de penningmeester.

Voorraad

De voorraad van plexus bestaat uit verschillende merchandise. Deze wordt bijgehouden door de penningmeester. Dit wordt dan ook verwerkt in het boekhoudprogramma Conscribo. Daarnaast wordt er gewerkt met een kasboek, waarin schriftelijk wordt bijgehouden wat er verkocht wordt op de HAN.

Congressus

Met dit programma wordt de inschrijving voor activiteiten geregeld. Met dit bedrijf is een contract getekend waardoor leden via de website met IDEAL kunnen betalen. Het is voor de penningmeester zichtbaar wie zich heeft ingeschreven en op welke manier hij/zij voor een activiteit heeft betaald. Dit kan namelijk op verschillende manieren; auto-incasso, geld overmaken, contant betalen of met IDEAL betalen.

Papieren boekhouding

Alle gedeclareerde bonnen worden in een klapper bewaard. Met de referentienummers van alle bonnen kunnen de bonnen eenvoudig worden teruggevonden. Alle commissies gebruiken het declaratieformulier om inzicht te krijgen wie wat uitgeeft en wat er precies gekocht is.

Kascommissie

De kascommissie is een verplichte commissie, vermeld in de statuten van de vereniging. Ook vanuit de Kamer van koophandel wordt een kascommissie verplicht.

Contact met de penningmeesters van de commissies

De penningmeester van s.v. Plexus blijft gedurende het jaar goed afstemmen hoeveel geld de commissie nog heeft om uit te geven. De penningmeester van het bestuur is namelijk verantwoordelijk voor het geld dat wordt uitgegeven. Commissies dienen altijd te verantwoorden waar ze van plan zijn geld aan uit te geven.

Tussenresultaat en jaarverslag

Tijdens de tussen ALV laat de penningmeester zien wat s.v. Plexus precies heeft uitgegeven en wat er binnen is gekomen. Daarnaast blikt hij/zij vooruit wat er nog uitgegeven kan worden en welke bedragen nog binnen zullen komen. Aan het eind van het bestuursjaar wordt er een jaarverslag gemaakt. Dit verslag bestaat uit een overzicht van de in en uitgaven van de vereniging, maar ook wat er op dat moment op de balans staat.


1.3  Commissaris interne betrekkingen

-      Aanspreekpunt zijn voor leden, studenten en docenten binnen de HAN. 

-      Tijdens het begin van het studiejaar betrokken zijn bij de opstartende commissies. Het is hierbij van belang dat er naar elke commissie verwachtingen worden uitgesproken en dat commissies hun verwachting kunnen uitspreken. De afspraken die dan worden gemaakt kunnen vastgelegd en gedeeld worden in de dropbox. 

-      Op de hoogte zijn van de stand van zaken binnen de commissies. De commissaris intern kan dit op verschillende wijzen bereiken. De keuze is onder andere afhankelijk van de beschikbare tijd, het functioneren van de commissie en de urgentie van de vergadering. Er kan worden gekozen voor het bijwonen van een vergadering, telefonisch contact tijdens een deel van de vergadering, telefonisch bereikbaar zijn tijdens de vergadering, mailverkeer, het lezen van de notulen, etc.  

-      Bestuursleden informeren over de voortgang van commissies. Tijdens de wekelijkse bestuursvergadering geeft de commissaris interne betrekkingen informaties over commissies en hun bezigheden.

-      Communicatie tussen de verschillende commissies versterken.

-      Door het bestuur genomen beslissingen communiceren naar de commissies. Hierbij is het van belang dat informatie gelijktijdig naar alle betrokken mensen wordt gecommuniceerd. Dit zorgt voor transparantie binnen de vereniging.  

-      Het evalueren van de voortgang binnen commissies. Na een periode van rust en bezinning tijdens de kerstvakantie is het tijd om het functioneren van commissies te evalueren. Denk hierbij aan zaken zoals communicatie binnen een commissie, communicatie tussen verschillende commissies en communicatie tussen commissies en het bestuur. Daarnaast wordt besproken of de gestelde doelen behaald zijn, hoe de activiteiten zijn verlopen en welke toekomstplannen de commissies hebben.  

-      Het organiseren van een activiteiten om commissies te bedanken.

Vormen nieuwe commissies

Het vormen van nieuwe commissies aan het einde van het studiejaar. Het vormen van commissies bestaat uit verschillende fases:

-       De eerste fase bestaat uit het in kaart brengen welke commissies nodig zijn. Hierbij wordt gekeken naar de huidige taken van commissies. Het kan nodig zijn dat er een nieuwe commissie komt of dat de taken van een bestaande commissie worden uitgebreid. Dit kan tijdens een commissiehoofdenvergadering worden besproken. Een commissiehoofdenvergadering vergroot de transparantie binnen de vereniging.

-       De tweede fase bestaat uit het bepalen van een start- en sluitdatum van de inschrijvingen en het informeren van leden. Denk hierbij aan het gebruik van de commissiewijzer.

-       De derde fase bestaat uit het vormen van de commissies. De wijze waarop deze gevormd worden is terug te vinden onder het kopje commissies.


1.5 Commissaris externe betrekkingen

Taken

  • Sponsoren zoeken / contact houden
  • Contracten / overeenkomsten maken
  • Andere contacten onderhouden (vragen van anderen buiten de HAN/opleiding).
    • Zusterverenigingen
    • Andere studie- en studentenvereniging

Sponsoren/partners

Als commissaris extern ben je verantwoordelijk voor het contact zoeken en onderhouden met huidige en nieuwe sponsoren. Met deze sponsoren wordt een passend contract afgesloten wat door beide partijen nageleefd dient te worden. Als dit niet zo is kan men een gesprek aanvragen met de sponsor of de vereniging.

Contracten

De commissaris extern is er verantwoordelijk voor dat alle contracten met sponsoren zijn opgesteld en ondertekend. Alle contracten dienen in de Dropbox te staan en op papier in een map bewaard te worden.


1.6 Bestuursvergadering

Elke bestuursvergadering is op verzoek toegankelijk voor leden, zij het dat het bestuur het recht heeft om (een deel van) de vergadering een besloten karakter te geven. Tijdens een vergadering vindt hoofdelijke stemming plaats, waarbij de besluiten genomen worden met ten minste een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Hierbij dient wel het  volledige bestuur aanwezig te zijn. Besluiten kunnen alleen genomen worden wanneer na de stemming een meerderheid van het bestuur akkoord is. Bij het staken van de stemmen wordt na een discussieronde opnieuw gestemd. Staken de stemmen vervolgens nog, dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Niet-bestuursleden hebben in de vergadering geen stemrecht, maar kunnen slechts een advies uitbrengen. Dit advies is echter niet bindend.

Alle bestuursleden krijgen voor de bestuursvergadering gelegenheid de notulen van de vorige bestuursvergadering te lezen. De secretaris zorgt ervoor dat deze notulen, indien mogelijk, uiterlijk twee dagen na de bestuursvergadering beschikbaar zijn. De bestuursleden dienen tot één dag voor de eerstvolgende bestuursvergadering hun agendapunten aan de voorzitter kenbaar te maken. Aan het begin van elke bestuursvergadering kunnen de bestuursleden alsnog één of meerdere nieuwe agendapunten laten opnemen.



2. Bestuursverkiezing

Er moet ten minste eenmaal per verenigingsjaar een bestuurswisseling plaatsvinden. Deze bestuurswissel vindt plaats tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) aan het begin van het collegejaar (in september). De ALV zal in deze vergadering beslissen over het al dan niet aanstellen van een nieuw bestuur. Het bestuur is verplicht om in maart te starten met een wervingscampagne voor het vormen van een kandidaatsbestuur.

In april vindt een informatie avond plaats, begin mei is de deadline voor de sollicitatiebrieven. Studenten vermelden hierin waarom ze in het bestuur willen, wat hun kwaliteiten zijn, welke collegejaar ze zullen hebben en wat de voorkeur qua functie is.

  • Kandidaten die solliciteren dienen hun bestuursjaar de opleiding in Nijmegen te volgen. Een minor in het buitenland is dus niet mogelijk.
  • Bestuursleden mogen niet deelnemen aan commissies in verband met belangenverstrengeling.
  • Het vierde en vijfde bestuur mogen niet deelnemen aan de lustrumcommissie.

Wanneer het kandidaatsbestuur bekend is, dient dit kenbaar gemaakt te worden aan de leden. Kandidaten melden zich aan bij het bestuur. Zij die zich kandidaat stellen dienen lid te zijn van de vereniging. Het bestuur bepaalt de sollicitatieprocedure en vormt het kandidaatsbestuur. Bij stemming op de ALV dient, indien gewenst, geheimhouding van stemming gewaarborgd te zijn.



3. Beleidsplan en jaarverslag

Het bestuur stelt aan het begin van het jaar een beleidsplan op, bestaande uit de begroting, de balans en de geplande activiteiten. Dit verslag wordt gepresenteerd tijdens de Algemene Ledenvergadering. De realisatie moet worden goedgekeurd en de penningmeester moet zijn of haar verwachte uitgaven kunnen verantwoorden.

Halverwege het jaar vindt de tussen ALV plaats waarin het tussenresultaat door de penningmeester wordt gepresenteerd. Aan het eind van het jaar, wordt tijdens de wissel-ALV het jaarverslag gepresenteerd met daarin de behaalde doelen en het financiële jaarverslag door de penningmeester.



4. lidmaatschap

Het verenigingsjaar loopt van één (1) september tot één (1) september van het volgende jaar. Het lidmaatschap loopt eveneens gedurende deze periode. Indien een persoon gedurende het collegejaar afstudeert loopt het lidmaatschap automatisch door. Vanaf dat moment is men reünist van s.v. Plexus.

Via automatische incasso wordt de contributie van 20 euro geïnd. Eerstejaars studenten betalen, indien ze zich inschrijven tijdens de introductie 15 euro. De daaropvolgende jaren betalen zij dan ook 20 euro.


De vereniging behoudt zich het recht om de contributie jaarlijks te verhogen, indien de verhoging in de Algemene Ledenvergadering wordt goedgekeurd.

Leden die zich willen uitschrijven moeten dit voor één (1) oktober doen. In augustus dient het huidige bestuur een herinneringsmail te sturen naar de leden die dat jaar afstuderen. Daarnaast moet dit nieuws gedeeld worden in de nieuwsbrief. Indien een lid zich na één (1) oktober uitschrijft is hij lid tot één (1) september van het daaropvolgende jaar. Dit geldt ook voor leden die afstuderen of in het voorgaande collegejaar afgestudeerd zijn. Tijdens de Algemene Ledenvergadering waar het bestuur wisselt begin september hebben alleen leden stemrecht.

4.1 Ereleden

Naast de reguliere leden zijn de oprichters van de vereniging erelid, te weten: Jannik Zijlstra, Amanda van der Zee, Leonie van Keulen, Lieke Visser en Dennis Garrido. Zij betalen dan ook geen contributie.

4.2 Actieve leden

Onder actief lid wordt verstaan lid van één van de commissies, lid van de Raad van Advies (RvA) of lid van de Kascontrolecommissie. Actieve leden moeten ten alle tijdens lid zijn van de vereniging. Je bent ook actief lid als je naast een commissie een extra activiteit organiseert.

4.3 Deelname aan activiteiten

Leden van s.v. Plexus hebben altijd voorrang op niet-leden. Daarnaast betalen leden minder voor deelname aan een activiteit dan niet-leden. Alumnileden hebben geen voorrang op leden, maar wel voorrang op niet-leden.

Deelname aan activiteiten dient kenbaar te worden gemaakt door aanmelding via de website www.svplexus.nl. Bij het aanmelden voor een activiteit geldt de volgende disclaimer;

4.4 Disclaimer

Voor alle activiteiten die s.v. Plexus organiseert zal disclaimer (hieronder beschreven) van kracht zijn. Bij elke aanmelding van een lid voor een activiteit zal het lid in moeten stemmen met de disclaimer. s.v. Plexus heeft ten alle tijden het recht om te verwijzen naar deze disclaimer.

Deze disclaimer vermeldt dat een lid zich normaal dient te gedragen en de regels op moet volgen van de plek waar de activiteit plaatsvindt. Op het moment dat een lid zich niet gedraagt of schade maakt is de persoon zelf en niet de vereniging aansprakelijk.

Voor het nuttigen van alcohol gelden de normale regels: -18 geen drank en leden zijn zelf aansprakelijk voor hun gedrag.

Als laatste wordt er bij elke activiteit een termijn vermeld tot wanneer een lid zich aan- en af kan melden voor een activiteit.  Als een lid zich afmeldt na deze termijn heeft de vereniging het recht om het geld middels een automatische incasso af te schrijven. Bijzondere omstandigheden kunnen worden gemeld bij het bestuur waarop deze het recht heeft om een uitzondering te maken.



5. Commissies

De vereniging telt een aantal vaste commissies. De vaste commissies zijn: Activiteitencommissie, Feestcommissie, Introductiecommissie, Reiscommissie, PR-commissie, Studiebegeleidingcommissie, Reünistencommissie en de Symposiumcommissie.

Er kunnen altijd, als daar behoefte aan is, commissies worden geschrapt of nieuwe commissies worden opgericht door het bestuur. Het bestuur heeft het recht de commissies van verplichtingen te ontheffen.

Voor elke commissie geldt;

  • de commissie wordt (in principe) door het bestuur samengesteld op een door het bestuur gekozen wijze; (infoavond en vervolgens een vormingsavond);
  • alle commissies moeten bestaan uit studerende leden aan de HAN HBO-Verpleegkunde. Uitzondering hierop is de reünistencommissie, zij mogen lid zijn van deze commissie op basis van hun reünistenlidmaatschap.
  • leden mogen zich aansluiten bij een commissie op voorwaarde dat hij/zij zijn propedeuse heeft gehaald. Zonder propedeuse mag er geen inhoudelijke functie binnen een commissie vervullen (rollen zoals voorzitter of penningmeester);
  • Alle commissies bestaan uit maximaal 6 personen met uitzondering van de lustrumcommissie en de introcommissie. Mocht een commissie denken dat er meer commissieleden nodig zijn kunnen zij dit aangeven bij de commissaris intern voor de sollicitatieprocedure start. Het bestuur beslist dan of deze aanvraag gehonoreerd wordt. De lustrum- en introcommissie mogen uit maximaal 8 personen bestaan.
  • Een commissielid dat nog maar een half jaar studeert aan de opleiding mag geen officiële functie bekleden in een commissie. Ook mag er per commissie niet meer dan 1 persoon in zitten die nog maar een half jaar studeert.
  • de commissie heeft een door het bestuur aangewezen commissiehoofd die verantwoordelijk is voor het functioneren van zijn of haar commissie;
  • de commissie dient binnen het door het bestuur beschikbaar gestelde budget te blijven, indien in overleg met bestuur mag dit overschreden worden;
  • Voor activiteiten waar de penningmeester van het bestuur niet bij aanwezig kan zijn, kan de penningmeester van de commissie een voorschot aanvragen. Beide bankpassen van het bestuur zijn persoonlijk en mogen dus niet worden uitgeleend;
  • de commissie draagt zelf zorg voor de realisatie en de evaluatie van hun activiteiten. Iedere commissaris wijst een secretaris en een penningmeester aan. Ook is één commissielid per activiteit/feest verantwoordelijk voor foto’s en verslagen. De penningmeester van de commissie onderhoudt contact met de penningmeester van het bestuur;
  • de commissie verzorgt zelf subsidieaanvragen bij de penningmeester, deze moeten binnen 4 weken zijn ingediend;
  • de commissie draagt zorg voor het opstellen van een stappenplan en een draaiboek van haar activiteiten met daarin een tijdsafbakening, het budget en een lijst van personen die aan een bepaalde activiteit meewerken;
  • geen enkele commissie is gemachtigd zelfstandig een contract te ondertekenen. Dit gaat altijd in samenspraak met de commissaris externe betrekkingen;
  • Commissies dienen bij contact met bedrijven/partners de extern te informeren. Ter voorkoming van evt. contractbreuk.
  • de commissie draagt zorg voor de promotie van haar activiteiten en kan dit eventueel uitbesteden aan de PR-commissie;
  • de commissie notuleert de in commissievergaderingen genomen besluiten en archiveert deze notulen;
  • het bestuur is te allen tijde gemachtigd beslissingen van commissies terug te draaien of te veranderen. Is hierover niet direct overeenstemming te bereiken met de desbetreffende commissie, dan worden alle acties die samenhangen met het geschil stilgelegd. Vervolgens worden de commissaris en nog een ander commissielid uitgenodigd op de eerstvolgende bestuursvergadering om hierover overeenstemming te bereiken.

5.1 Lustrumcommissie

Wanneer de vereniging haar lustrumjaar viert bestaat er in het jaar vóór het lustrumjaar en het lustrumjaar zelf een lustrumcommissie. De lustrumcommissie zal ervoor zorgen dat het lustrum van s.v. Plexus groots gevierd gaat worden. Deze commissie zal bestaan uit maximaal 8 personen en zal door middel van een sollicitatieprocedure worden gekozen door het huidige bestuur. Na het lustrumjaar houdt deze commissie op met bestaan.

Het bestuur vóór het lustrumjaar en het bestuur van het lustrumjaar zelf mogen niet deelnemen aan de lustrumcommissie. Verder hebben alle leden en reünisten het recht om te solliciteren. Op het moment dat deelgenomen wordt aan de lustrumcommissie mogen de leden voor het studiejaar waarin het lustrumjaar is niet solliciteren voor een bestuursfunctie of andere commissie.

5.2 Bijzondere activiteiten voor actieve leden

Om alle commissies op dezelfde manier succes te wensen organiseert het bestuur aan het begin van het jaar een commissie succesavond. Daarnaast wordt aan het eind van het collegejaar een commissie bedankweekend georganiseerd door het huidige bestuur.

Daarnaast overlegt het huidige bestuur met de oud bestuursleden, wie de Senaatsdag organiseert. Voor deze dag of avond worden alle oud bestuursleden uitgenodigd.

5.3 Verenigingskleding

Alle actieve leden krijgen een verenigingsshirt. Dit houdt in een t-shirt met naam, logo van s.v. Plexus en de naam de commissie. De t-shirts worden besteld via het bestuur. De kleuren hiervan worden in overleg met de commissaris intern bepaald. Nieuwe commissieleden dienen tijdig hun maten door te geven.


6. Raad van advies & Kascommissie

S.v. Plexus heeft 2 ondersteunende organen; de raad van advies en de kascommissie.

De Raad van Advies functioneert als een kritisch klankbord en kan indien gevraagd advies geven aan het bestuur van Studievereniging. Dit advies is op dat moment altijd bindend. De raad van advies bestaat uit oud bestuursleden. De nieuwe raad van advies wordt gekozen door de huidige raad van advies en het huidige bestuur. De raad van advies wordt tijdens de eerste of tweede ALV van het bestuursjaar voorgedragen.

De raad van advies bestaat uit minimaal 3 en maximaal 7 personen. Als deze aantallen gewijzigd willen worden dient hiervoor gestemd te worden op de ALV waarbij twee derde van de aanwezige leden eens moet stemmen. De leden van de raad van advies dienen allemaal afgestudeerd te zijn aan de HBO-V aan de HAN te Nijmegen.

De voorzitter van de raad van advies neemt het initiatief om aan het begin van het jaar de officiële beleidsstukken op te vragen bij de huidige voorzitter. Ook neemt de voorzitter van de raad van advies het initiatief om eens per jaar te vergaderen met het huidige bestuur om de beleidsvoering en plannen te bespreken.

De kascommissie controleert de financiële administratie van Studievereniging. Tijdens minimaal 2 momenten in het jaar wordt de boekhouding van de vereniging gecontroleerd. Indien noodzakelijk kan dit meer zijn. De Kascontrolecommissie heeft een controlerende functie en is niet bevoegd om veranderingen door te voeren of te sanctioneren. De boekhouding is de verantwoordelijkheid van het bestuur. De commissie zal, indien zij dit nodig acht, verbeteringen aangaande de boekhouding voorstellen aan het bestuur. Dergelijke voorstellen/adviezen zijn altijd ‘vrijblijvend’ van aard. Daarnaast heeft de commissie de volgende taken;

  • het controleren van declaraties en facturen op aanwezigheid en verantwoording in de boekhouding;
  • het tellen van de voorraden
  • het tellen van de kas en het controleren van het kasboek;
  • het controleren van de uitgaven van de studievereniging op doelmatigheid en het belang van deze uitgaven voor de vereniging;


7. Studentenkamer HAN

In de studentenkamer van de HAN bevindt zich de voorraad van de vereniging. De kas mag niet in de studentenkamer worden bewaard. De sleutel van de studentenkamer kan worden opgehaald bij de receptie van de HAN, op vertoon van een collegekaart. De studentenkamer kan door leden worden gebruikt voor vergaderingen en verkoop van kaartjes/ acties van activiteiten. Daarnaast zal het bestuur daar regelmatig aanwezig zijn voor vragen van leden.


8. Foto’s & video’s

Door de commissie die de activiteit organiseert worden foto’s en video’s gemaakt. De commissie is hier dus zelf verantwoordelijk voor. Foto’s die op de website kunnen worden geplaatst worden naar de voorzitter van s.v. Plexus doorgestuurd, wiens taak het is de foto’s op de website te zetten. Op de Facebook wordt een degelijke selectie getoond en op de website zijn als leden ingelogd zijn alle foto’s (die toonbaar zijn) te zien.


S.v. Plexus bezit een GoPro en een gewone camera. De voorzitter is verantwoordelijk voor de GoPro en de camera. Op het moment dat de voorzitter afspraken maakt met een lid dient hij/zij de hele dag/avond verantwoordelijk te zijn voor de camera.

Onze sponsoren