Huishoudelijk Reglement

1.        Het bestuur
Het bestuur van s.v. Plexus bestaat uit de voorzitter, de secretaris, de penningmeester, de commissaris interne betrekkingen en de commissaris externe betrekkingen. Elke week vindt er een bestuursvergadering plaats. Dit zal verder worden toegelicht in dit hoofdstuk, naast de uitleg van de bestuursfuncties.


1.1      De voorzitter

1.1.1    Vergaderingen             
De voorzitter plant en bereidt de vergadering voor door het maken van een agenda. De voorzitter zit de vergaderingen voor en dient het overzicht te houden tijdens de vergadering. Daarnaast zorgt de voorzitter ervoor dat deze gestructureerd verloopt en dient inbreng in.


1.1.2    Website           
Het beheren van de website is de medeverantwoordelijkheid van de voorzitter. Dit is met de volgende reden omdat de voorzitter het overzicht dient te houden en de website het medium is waarop alles van en voor de vereniging samenkomt. Om deze reden is de voorzitter gemachtigd om alle onderdelen van de site van s.v. Plexus te kunnen aanpassen.


1.1.3    Mail       
Ieder bestuurslid heeft een eigen mail, zo ook de voorzitter. De voorzitter controleert dagelijks zijn bestuursmail en hanteert een antwoordtermijn van drie (3) werkdagen.


1.1.4    Actielijst en lange-termijn actielijst     
De voorzitter bewaakt dat alle bestuursleden deze actielijst naleven en waar nodig wijst de voorzitter de bestuursleden hierop. De voorzitter bewaakt de takenbelasting van zijn bestuursleden en anticipeert waar nodig.

De voorzitter stelt ook een actielijst op voor de lange termijn en stelt deze gedurende het studiejaar bij. In deze actielijst staan bijvoorbeeld evenementen, besprekingen en afspraken waar op korte termijn geen actie voor nodig is.


1.1.5    Overleg met contacten             
Wekelijks voert de voorzitter overleggen met diverse interne en externe contacten. Dit kunnen bestuurs- of commissieleden zijn, maar ook docenten, partners, leden, sponsoren, de directie e.d.


1.1.6    Documenten     
De voorzitter is verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van de officiële documenten van de vereniging. Deze officiële documenten zijn het beleidsplan, de bestuursoverdracht, het huishoudelijke reglement en het bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel.


1.1.7    Promotie
De voorzitter kan het Instagram account van s.v. Plexus beheren en bewaakt de goede samenwerking op de Facebook- en de LinkedInpagina en Snapchat.


1.1.8    Ondersteunen penningmeester
De voorzitter ondersteunt de penningmeester bij het betalen van de facturen waar dit nodig is. Ook moeten de voorzitter en penningmeester samen aanwezig zijn bij het betalen van aankoopbonnen met een bedrag vanaf drieduizendvijfhonderd (3500) euro. Bij deze regeling worden de aankoopbonnen uitgeprint en door de voorzitter en de penningmeester ondertekend. Door deze regeling wordt de financiële veiligheid binnen s.v. Plexus vergroot.


1.1.9     Calamiteiten
De voorzitter is verantwoordelijk bij een calamiteit voor het inschakelen van de medewerker van de HAN die de pers te woord staat, indien dit nog niet is gebeurd.
De vertrouwenspersoon kan aangesproken worden als er incidenten binnen Plexus gebeuren.


1.2      De secretaris

1.2.1    Ledenadministratie/Congressus
Nieuwe leden schrijven zich in via de website waarbij de secretaris via de mail op de hoogte wordt gesteld. Via Congressus houdt de secretaris het ledenbestand bij. Via Congressus kan de secretaris gemakkelijk de hele ledenlijst opvragen en alle andere taken uitvoeren die te maken hebben met de ledenadministratie.


Interne link1.2.2    Mail
De secretaris beheert de bestuursmail. Hier komt alle algemene mail op binnen (bestuur@svplexus.nl). De secretaris bekijkt of hij de mail zelf kan beantwoorden en stuurt deze anders door naar één van de andere bestuurs- of commissieleden. De secretaris bespreekt alle relevante ingekomen stukken in de bestuursvergadering zodat iedereen op de hoogte is. De mail wordt verstuurd met mailchimp.


Interne link1.2.3    Nieuwsbrief
Iedere maandag voor de borrel wordt er een nieuwsbrief naar de leden verstuurd. Hierin staat verenigingsnieuws, activiteiten die plaats gaan vinden en andere interessante dingen voor leden. Alle commissies en leden die iets in de nieuwsbrief willen zetten kunnen de secretaris hiervoor tot drie (3) dagen voor de deadline, die hierboven benoemd is, benaderen.


1.2.4    Notulen
De secretaris maakt elke vergadering notulen zodat er later teruggelezen kan worden wat er is besproken, afgesproken en welke taken nog uitgevoerd moeten worden. De notulen worden uiterlijk na twee (2) dagen na de vergadering op Dropbox geplaatst.


1.2.5    Documenten
De secretaris zorgt ervoor dat alle papieren van de vereniging bij elkaar zitten en is verantwoordelijk voor het archiveren.

1.2.6    Reserveren lokalen
De secretaris zorgt voor het reserveren van de lokalen voor de Algemene Ledenvergaderingen en eventuele andere vergaderingen e.d. via servicedesk.evenementen@han.nl


Interne link1.2.7    Postvak
De secretaris is verantwoordelijk voor het legen van het postvak. Deze zit op de begane grond naast de printer op de D-vleugel.


1.2.8    Algemeen verordening gegevensbescherming
s.v. Plexus gebruikt persoonsgegevens voor het bijhouden van een ledenadministratie, voor het versturen van nieuwsbrieven en het versturen van uitnodigingen.
s.v. Plexus verwerkt gegevens van leden, docenten van IVS aan de HAN te Nijmegen en van haar sponsoren.
s.v. Plexus verwerkt de volgende persoonsgegevens:
Voornaam(en), achternaam, roepnaam, geslacht, geboortedatum, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
Deze persoonsgegevens worden bewaard zolang een persoon lid is. Wanneer het lidmaatschap wordt beëindigd worden de gegevens verwijderd.


1.2.9    Facebook
De secretaris is medehoofdverantwoordelijk voor de Facebookpagina van s.v. Plexus, samen met commissieleden van de PR. Met behulp van deze pagina worden de volgers ingelicht over evenementen en ontwikkelingen binnen de vereniging.


1.2.10    Website

De secretaris heeft toegang tot alle onderdelen van de website van s.v. Plexus. 


1.3      PenningmeesterInterne link

1.3.1    Begroting
De penningmeester stelt vóór de wissel-ALV van zijn/haar verenigingsjaar de begroting op. Deze begroting wordt opgenomen in het beleidsplan. De begroting moet in ieder geval de verwachte inkomsten en uitgaven bevatten, samen met de actuele balans en dus ook de actuele voorraad.
Hierbij hoort het maken van een inschatting van de inkomsten die Plexus in 2019-2020 krijgt. Hierbij kan gedacht worden aan sponsoring en de hoeveelheid contributie. Aan de hand van deze inkomsten wordt het verwachte bedrag verdeeld over de commissies. De rekeningen die in de resultatenrekening worden opgenomen zijn in ieder geval; bestuur, verenigingskosten, sponsoring, merchandise, lustrum, contributie, spaarrekening en voor iedere commissie een eigen rekening.


Interne link1.3.2    Conscribo
Het boekhoudprogramma van Plexus heet Conscribo. De belangrijkste elementen van dit boekhoudprogramma zijn; de rekeningen van alle commissies (zogenoemde resultatenrekeningen) en de balans van de vereniging. De balans bestaat uit; kasgeld, bankrekening, spaarrekening, voorraad, debiteuren (waar de vereniging nog geld van krijgt) en crediteuren (waar de vereniging nog geld aan moet betalen). In de resultatenrekening is de begroting verwerkt, hierdoor kan de penningmeester zien of de vereniging op de goede koers zit. Verder wordt iedere aankoopbon voorzien van een referentienummer.


Interne link1.3.3    Facturen
De penningmeester van s.v. Plexus stelt facturen op voor gemaakte kosten en voor de aanvraag van een sponsorbedrag. Iedere factuur wordt net als de aankoopbonnen van een referentienummer voorzien. De penningmeester heeft maximaal zeven (7) werkdagen de tijd om aankoopbonnen van leden met een bedrag tot honderd (100) euro terug te betalen aan de persoon. Een aankoopbon met een bedrag boven de honderd (100) euro wordt binnen vijf (5) werkdagen terugbetaald.
Ook moeten de penningmeester en voorzitter samen aanwezig zijn bij het betalen van aankoopbonnen met een bedrag vanaf drieduizendvijfhonderd (3500) euro. Bij deze regeling worden de aankoopbonnen uitgeprint en door de voorzitter en de penningmeester ondertekend. Door deze regeling wordt de financiële veiligheid binnen s.v. Plexus vergroot..


Interne link1.3.4    Rabobank
s.v. Plexus is aangesloten bij de Rabobank, hiervoor hebben de penningmeester en de voorzitter een zakelijke pas. De penningmeester is eindverantwoordelijk voor de rekening.  Met de bank is een zakelijk contract afgesloten waardoor automatische incasso’s en het opnemen van grotere geldbedragen mogelijk is. Er is een spaarrekening geopend waarop het geld staat van het aankomende lustrum. Ook staat er op deze rekening extra spaargeld zodat er minder geld op de lopende rekening staat in verband met veiligheid van het geld van de vereniging. Verder werkt de penningmeester met de Rabobankapp waar overschrijvingen mee worden gedaan. De Rabobank brengt maandelijks kosten met zich mee, dit is onderdeel van het contract. Daarnaast kan er bij de Rabobank contant geld gestort worden. Ook is er in het studiejaar 2019-2020 een creditcard aangeschaft.


Interne link1.3.5    Automatische incasso
De penningmeester schrijft de contributie af en kan een deelnemersbedrag incasseren voor bepaalde activiteiten. Alle leden hebben hier bij de inschrijving een automatische incassomachtiging voor afgegeven.


Interne link1.3.6    Contant geld
Het beheer van het contant geld van de vereniging valt onder de verantwoordelijkheid van de penningmeester.


Interne link1.3.7    Voorraad
De voorraad van s.v. Plexus bestaat uit verschillende merchandise. Deze wordt bijgehouden door de penningmeester. Dit wordt dan ook verwerkt in het boekhoudprogramma Conscribo. Daarnaast wordt er gewerkt met een kasboek, waarin schriftelijk wordt bijgehouden wat er verkocht wordt op de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen.


Interne link1.3.8    Congressus
Met dit programma wordt de inschrijving voor activiteiten geregeld. Met dit bedrijf is een contract getekend waardoor leden via de website met iDEAL kunnen betalen. Het is voor de penningmeester zichtbaar wie zich heeft ingeschreven en op welke manier hij/zij voor een activiteit heeft betaald. Dit kan namelijk op verschillende manieren; automatische incasso, geld overmaken, contant betalen, een tikkie of met iDEAL betalen. Bij bepaalde activiteiten kan er ook aan het begin van de activiteit betaald worden met de pinpas met behulp van het programma SumUp. Bij activiteiten met een bedrag boven de honderd (100) euro wordt een aanbetaling gehanteerd van vijftig (50) euro op het moment van inschrijven.


1.3.9    Kascontrolecommissie
De Kascontrolecommissie is een verplichte commissie, vermeld in de statuten van de vereniging. Ook vanuit de Kamer van Koophandel wordt een Kascontrolecommissie verplicht. Een verdere beschrijving van de Kascontrolecommissie is te lezen onder het hoofdstuk 6 Raad van Advies en de Kascontrolecommissie.


1.3.10  Contact met de penningmeesters van de commissies
De penningmeester van s.v. Plexus blijft gedurende het jaar met de commissies afstemmen hoeveel geld de commissies nog te besteden hebben. De penningmeester van het bestuur is verantwoordelijk voor het geld dat wordt uitgegeven. Commissies dienen altijd te verantwoorden waar ze van plan zijn het geld aan uit te geven. Commissies moeten eerst overleg hebben met de penningmeester wanneer zij een bedrag boven de honderd (100) euro willen uitgeven. De penningmeester gaat dit met het bestuur overleggen wanneer hij/-zij denkt dat dit nodig is.


1.3.11  Tussenresultaat en jaarverslag
Tijdens de derde Algemene Ledenvergadering laat de penningmeester zien wat s.v. Plexus heeft uitgegeven en wat erbinnen is gekomen qua geld. Daarnaast blikt hij/zij vooruit naar wat er nog uitgegeven kan worden en welke bedragen nog binnen zullen komen. Aan het eind van het bestuursjaar wordt er een jaarverslag gemaakt. Dit verslag bestaat uit een overzicht van de in- en uitgaven van de vereniging, maar ook wat er op dat moment op de balans staat.

1.3.12      Website
De penningmeester heeft toegang tot alle onderdelen van de website van s.v. Plexus.


1.4      De commissaris interne betrekkingen

1.4.1    Aanspreekpunt commissies
Tijdens het begin van het studiejaar is de commissaris intern actief betrokken bij de opstartende commissies. Het is hierbij van belang dat er naar elke commissie verwachtingen worden uitgesproken en dat commissies hun verwachting kunnen uitspreken naar het bestuur toe. De afspraken die dan worden gemaakt kunnen vastgelegd en gedeeld worden in de Dropbox. Daarnaast is de commissaris intern op de hoogte van de stand van zaken binnen de commissies. De commissaris intern kan dit op verschillende wijzen bereiken. De keuze is onder andere afhankelijk van de beschikbare tijd, het functioneren van de commissie en de urgentie van de vergadering. Er kan worden gekozen voor het bijwonen van een vergadering, telefonisch contact tijdens een deel van de vergadering, telefonisch bereikbaar zijn tijdens de vergadering, mailverkeer, het lezen van de notulen, etc. 

De commissaris intern evalueert twee (2) keer per jaar het functioneren van de commissies. Denk hierbij aan zaken zoals communicatie binnen een commissie, communicatie tussen verschillende commissies en communicatie tussen commissies en het bestuur. Daarnaast wordt besproken of de gestelde doelen behaald zijn, hoe de activiteiten zijn verlopen en welke toekomstplannen de commissies hebben.  


1.4.2    Aanspreekpunt HAN
Om de banden met de docenten van de studie Verpleegkunde op de HAN te behouden en/of verbeteren, is de commissaris intern het aanspreekpunt. Door middel van mail worden de docenten op de hoogte gesteld door de commissaris intern en kunnen zij via mail of telefoon contact opnemen voor vragen en/ of ideeën. Eventuele vragen vanuit de docenten zullen besproken worden tijdens vergaderingen en als het mogelijk is, wordt er gekeken of commissies deze vraag kunnen oplossen.


1.4.3    Bestuur
De commissaris intern informeert bestuursleden tijdens de wekelijkse bestuursvergaderingen over de voortgang van de commissies. De door het bestuur genomen beslissingen communiceert de commissaris intern naar de commissies. Hierbij is het van belang dat informatie gelijktijdig naar alle betrokken mensen wordt gecommuniceerd. Dit zorgt voor transparantie binnen de vereniging.  


1.4.4    Vormen nieuwe commissies
Het vormen van nieuwe commissies wordt gedaan aan het einde van het studiejaar. Het vormen van commissies bestaat uit verschillende fases:

De eerste fase bestaat uit het in kaart brengen welke commissies nodig zijn. Hierbij wordt gekeken naar de huidige taken van commissies. Het kan nodig zijn dat er een nieuwe commissie komt of dat de taken van een bestaande commissie worden veranderd. Dit kan tijdens een commissiehoofdenvergadering besproken worden. Commissiehoofd is de voorzitter van de desbetreffende commissie. Een commissiehoofdenvergadering vergroot de transparantie binnen de vereniging.
De tweede fase bestaat uit het bepalen van een start- en sluitdatum van de inschrijvingen en het informeren van leden over het vormen van nieuwe commissies. Denk hierbij aan het gebruik van de commissiewijzer.
De derde fase bestaat uit het daadwerkelijk vormen van de commissies. De wijze waarop deze gevormd worden, is terug te vinden onder het hoofdstuk 5 Commissies.


1.4.5    Nevenactiviteiten
De commissaris intern heeft als taak het mede organiseren van de commissiebonding avond. Bij deze avond is er gelegenheid voor de commissieleden om elkaar te leren kennen en de banden tussen de commissies te versterken. Daarnaast is de commissaris intern hoofdverantwoordelijk voor het organiseren van het commissieweekend. Dit weekend wordt georganiseerd aan het einde van het schooljaar om alle commissieleden te bedanken voor hun inzet van het afgelopen jaar.


1.4.6    Website
De commissaris interne betrekkingen heeft alleen toegang op de website voor de volgende onderdelen: vereniging à commissies en het kopje vacatures. De toegang van de overige onderdelen heeft geen meerwaarde voor de functie als commissaris interne betrekkingen. 


1.5      Commissaris externe betrekkingenInterne link

1.5.1    Sponsoren/samenwerkingspartners
De commissaris extern is verantwoordelijk voor het contact zoeken en/of onderhouden met huidige en/of nieuwe sponsoren. Met deze sponsoren wordt een passend contract afgesloten wat door beide partijen nageleefd dient te worden. Als dit niet zo is, kan men een gesprek aanvragen met de sponsor of de vereniging.


Interne link1.5.2    Contracten
De commissaris extern is verantwoordelijk voor alle contracten met sponsoren die zijn opgesteld en ondertekend. Alle contracten dienen in de Dropbox te staan en op papier in een map bewaard te worden. Contracten die met een derde aangegaan worden, mogen uitsluitend ondertekend worden door het zittende bestuur.


1.5.3    Contact (zuster)vereniging
De commissaris extern is verantwoordelijk voor het aangaan en onderhouden van relaties met andere (zuster)verenigingen. Het bestuur nodigt hen uit op de constitutieborrel om het netwerk op deze manier te onderhouden en uit te breiden. Dit jaar zal extra aandacht gaan naar onze zusterverenigingen. De commissaris extern heeft als taak de contacten te verbeteren en eventueel samen een activiteit te organiseren.


1.5.4    Website
De commissaris externe betrekkingen heeft alleen toegang op de website voor de volgende onderdelen: samenwerkingspartners, merchandise en vacatures. De toegang van de overige onderdelen heeft geen meerwaarde voor de functie als commissaris interne betrekkingen.


1.6      Bestuursvergadering
Elke bestuursvergadering is op verzoek toegankelijk voor leden. Het bestuur heeft recht om (een deel van) de vergadering een besloten karakter te geven. Tijdens een vergadering vindt hoofdelijke stemming plaats, waarbij de besluiten genomen worden met ten minste een meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Hierbij dient het volledige bestuur aanwezig te zijn. Besluiten kunnen alleen genomen worden wanneer na de stemming een meerderheid van het bestuur akkoord is. Bij het staken van de stemmen wordt na een discussieronde opnieuw gestemd. Staken de stemmen vervolgens nog, dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Niet-bestuursleden hebben in de vergadering geen stemrecht, maar kunnen slechts een advies uitbrengen. Dit advies is echter niet bindend.

Alle bestuursleden krijgen voor de bestuursvergadering gelegenheid de notulen van de vorige bestuursvergadering te lezen. De secretaris zorgt ervoor dat deze notulen, indien mogelijk, uiterlijk twee (2) dagen na de bestuursvergadering beschikbaar zijn. De bestuursleden dienen tot één (1) dag voor de eerstvolgende bestuursvergadering hun agendapunten aan de voorzitter kenbaar te maken. Aan het begin van elke bestuursvergadering kunnen de bestuursleden alsnog één of meerdere nieuwe agendapunten laten opnemen.


2.      Bestuursverkiezing
Er moet ten minste eenmaal per verenigingsjaar een bestuurswisseling plaatsvinden. Deze bestuurswissel vindt plaats tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) aan het begin van het collegejaar (in september). De leden van s.v. Plexus zullen in deze vergadering beslissen over het al dan niet aanstellen van een nieuw bestuur. Het bestuur is verplicht om in maart te starten met een wervingscampagne voor het vormen van een kandidaatsbestuur.

In april vindt een informatieavond plaats, begin mei is de deadline voor de sollicitatiebrieven. Studenten vermelden hierin waarom ze in het bestuur willen, wat hun kwaliteiten zijn, welke collegejaar ze zullen hebben en wat de voorkeur qua functie is.

  • Kandidaten die solliciteren dienen hun bestuursjaar de opleiding in Nijmegen te volgen. Een minor in het buitenland is dus niet mogelijk.
  • Bestuursleden mogen niet deelnemen aan commissies in verband met belangenverstrengeling.

Wanneer het kandidaatsbestuur bekend is, dient dit kenbaar gemaakt te worden aan de leden. Kandidaten melden zich aan bij het bestuur. Zij die zich kandidaat stellen dienen lid te zijn van de vereniging. Het zittende bestuur bepaalt de sollicitatieprocedure en vormt het kandidaatsbestuur. Bij stemming op de Algemene Ledenvergadering dient, indien gewenst, geheimhouding van stemming gewaarborgd te zijn.


3.      Beleidsplan en jaarverslag
Het bestuur stelt aan het begin van het jaar een beleidsplan op, bestaande uit de begroting, de balans en de geplande activiteiten. Dit verslag wordt gepresenteerd tijdens de Algemene Ledenvergadering. De realisatie moet worden goedgekeurd en de penningmeester moet zijn of haar verwachte uitgaven kunnen verantwoorden.

Halverwege het jaar vindt de derde Algemene Ledenvergadering plaats waarin het tussenresultaat door de penningmeester wordt gepresenteerd. Deze vergadering vindt altijd plaats op de eerst woensdag van de maand februari. Aan het eind van het jaar wordt tijdens de wissel-ALV het jaarverslag gepresenteerd met daarin de behaalde doelen en het financiële jaarverslag door de penningmeester.


4.      Lidmaatschap
Het verenigingsjaar loopt van één (1) september tot één (1) september van het volgende jaar. Het lidmaatschap loopt eveneens gedurende deze periode. Studenten zijn lid wanneer zij ingeschreven staan voor de opleiding Verpleegkunde of doceren aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, als zij zich hebben aangemeld als lid van s.v. Plexus, lidmaatschap betalen en akkoord zijn gegaan bij de aanmelding met het huishoudelijk reglement en het privacy beleid van s.v. Plexus. Indien een persoon gedurende het collegejaar afstudeert loopt het lidmaatschap automatisch door. Vanaf dat moment is men alumni-lid van s.v. Plexus. 

Via automatisch incasso wordt de contributie geïnd. Het lidmaatschap voor het studiejaar 2019-2020 telt twintig (20) euro voor (alumni)leden en vijftien (15) euro voor eerstejaars studenten die zich tijdens de introductieweek hebben aangemeld. Het lidmaatschap dat is afgesloten tijdens de introductieweek en de kosten van vijftien (15) euro die daarbij horen, geldt alleen gedurende het eerste jaar. Hierna zal een lid de volle prijs van twintig (20) euro moeten betalen. Leden krijgen korting op producten en activiteiten. Ook hebben zij voorrang bij het inschrijven van activiteiten.  


De vereniging behoudt zich het recht om de contributie jaarlijks te verhogen, indien de verhoging in de Algemene Ledenvergadering wordt goedgekeurd. Leden die zich willen uitschrijven moeten dit voor één (1) oktober doen zodat zij geen lid meer zijn van s.v. Plexus. In augustus dient het huidige bestuur een herinneringsmail te sturen naar de leden die dat jaar afstuderen. Daarnaast moet dit nieuws gedeeld worden in de nieuwsbrief. Indien een lid zich na één (1) oktober uitschrijft is hij lid tot één (1) september van het daaropvolgende jaar. Dit geldt ook voor leden die afstuderen of in het voorgaande collegejaar afgestudeerd zijn. Tijdens de Algemene Ledenvergadering, waar het bestuur wisselt, begin september hebben alleen leden stemrecht.  


Leden die tussentijds met de opleiding Verpleegkunde gestopt zijn, zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig opzeggen van het lidmaatschap bij s.v. Plexus. Als het lid met de opleiding is gestopt en zich niet voor één (1) oktober afmeldt, rekent s.v. Plexus tien (10) euro aan administratiekosten. Hierdoor hoeft hij/ zij niet te voldoen aan het totale lidmaatschapsbedrag van twintig (20) euro. Na het afmelden is de persoon geen lid meer van s.v. Plexus en heeft hierdoor geen recht meer op de voordelen van het lidmaatschap. Hij/zij zal uit het ledenbestand verwijderd worden. Deze regeling geld tot één (1) februari van het betreffende collegejaar. Na deze datum dient het lid alsnog twintig (20) euro te betalen en wordt hierna uit het ledenbestand verwijderd.

4.1      NU’91
Alle studerende leden worden automatisch gratis student-lid van NU’91. Hierbij wordt het geen-bezwaar-systeem gehanteerd. s.v. Plexus verstrekt de gegevens van de in te schrijven studenten. Hierbij worden de volgende gegevens verstrekt aan NU’91: naam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer en indien bekend studiejaar en verwachte afstudeerdatum.

Afgestudeerden dienen hun afstudeerdatum zo snel mogelijk door te geven aan de ledenadministratie van NU’91. Zij worden per die datum uitgeschreven als gratis student-lid en ontvangen een aanbieding om zich aansluitend als betalend lid bij NU’91 in te schrijven. Vervolgens zullen de geldende regels van NU’91 van kracht zijn.

4.2      Ereleden
Naast de reguliere leden zijn de oprichters van de vereniging erelid, te weten: Jannik Zijlstra, Amanda van der Zee, Leonie van Keulen, Lieke Visser en Dennis Garrido. In het studiejaar 2019-2020 is Adinda Lichtendahl tot erelid benoemd. Zij betalen dan ook geen contributie.


4.3      Actieve leden
Onder actief lid wordt verstaan: lid van één van de commissie, lid van de Raad van Advies (RvA) of lid van de Kascontrolecommissie. Actieve leden moeten ten alle tijden lid zijn van de vereniging. Je bent ook actief lid als je naast een commissie een extra activiteit organiseert.


4.4      Deelname aan activiteiten
Leden van s.v. Plexus hebben altijd voorrang op niet-leden. Daarnaast betalen leden minder voor deelname aan een activiteit dan niet-leden. Plexus leden hebben ook voorrang om deel te nemen aan de Tanzania internationalisering. Alumni-leden hebben geen voorrang op leden, maar wel voorrang op niet-leden.
Deelname aan activiteiten dient kenbaar te worden gemaakt door aanmelding via de website www.svplexus.nl. Bij het aanmelden voor een activiteit geldt de volgende disclaimer;


Interne link4.5      Disclaimer
Voor alle activiteiten die s.v. Plexus organiseert zal de disclaimer (hieronder beschreven) van kracht zijn. Bij elke aanmelding van een lid voor een activiteit zal het lid in moeten stemmen met de disclaimer. s.v. Plexus heeft ten alle tijden het recht om te verwijzen naar deze disclaimer.
Deze disclaimer vermeldt dat een lid zich normaal dient te gedragen en de regels op moet volgen van de plek waar de activiteit plaatsvindt. Op het moment dat een lid zich niet gedraagt of schade maakt, is de persoon zelf en niet de vereniging aansprakelijk.
Voor het nuttigen van alcohol gelden de normale regels: 18- geen drank en leden zijn zelf aansprakelijk voor hun gedrag. Ook geldt het beleid dat het gebruik van drugs vóór en tijdens de activiteiten van s.v. Plexus niet zijn toegestaan. Hiermee wordt harddrugs, lachgas en softdrugs met uitzondering van alcohol bedoeld. Indien een bar of café een boete opgelegd krijgt vanwege het alcohol- en drugsmisbruik, kan deze verhaald worden op het overtredende lid. Als laatste wordt er bij elke activiteit een termijn vermeld tot wanneer een lid zich aan- en af kan melden voor een activiteit. Als een lid zich afmeldt na deze termijn heeft de vereniging het recht om het geld middels een automatische incasso af te schrijven. Bijzondere omstandigheden kunnen worden gemeld bij het bestuur waarop deze het recht heeft om eventueel een uitzondering te maken. Bij activiteiten met een bedrag boven de honderd (100) euro wordt een aanbetaling gehanteerd van vijftig (50) euro bij het moment van inschrijven.
Een lid kan het geld terugvorderen van de automatische incasso. Mocht een lid dit doen wordt het lid via de mail verzocht om de activiteitenkosten alsnog over te maken naar de rekening van s.v. Plexus binnen een betaaltermijn van veertien (14) dagen. Indien de vereniging geen geld van het lid heeft ontvangen binnen de betalingstermijn, heeft de vereniging het recht om het geld nogmaals af te schrijven via een automatische incasso van de rekening van het lid.
Wanneer het bedrag weer wordt teruggevorderd en het lid, na de gestelde termijn uit de mail het verschuldigde bedrag niet heeft betaald, dient het lid een boete te betalen van tien (10) euro boven op de activiteitenkosten aan administratiekosten. De vereniging heeft het recht om het geld met de boete af te schrijven via een automatische incasso van de rekening van het lid. Dit is tevens de laatste kans om te voorkomen dat het lid wordt uitgeschreven van s.v. Plexus en wordt tevens uitgesloten om nogmaals lid te worden. Ook wordt de toegang tot alle Plexus activiteiten, zowel studie- als niet-studiegerelateerd geweigerd.


4.6      Wanbetaler
Als een lid zich na één (1) oktober niet heeft uitgeschreven bij s.v. Plexus heeft de vereniging het recht om het geld middels een automatische incasso af te schrijven. Mocht er een lid de contributie terugboeken zonder geldige uitschrijving, wordt het lid via de mail verzocht om de verplichte contributiegelden van het lidmaatschap alsnog binnen veertien (14) dagen over te maken naar de rekening van s.v. Plexus. Indien de vereniging geen geld van het lid heeft ontvangen binnen de betaaltermijn, heeft de vereniging het recht om het geld nogmaals af te schrijven via een automatische incasso van de rekening van het lid. Het lid wordt hiervan op de hoogte gesteld door middel van een mail. Wanneer het bedrag wat verschuldigd is niet tijdig is betaald, dient het lid een boete van vijfentwintig (25) euro aan administratiekosten te betalen. Wanneer het bedrag weer wordt teruggevorderd, kan deze persoon geen lid meer zijn van s.v. Plexus. Het lid wordt uitgeschreven van s.v. Plexus en wordt tevens uitgesloten om nogmaals lid te worden. Ook wordt toegang tot alle Plexus activiteiten zowel studie- als niet studie gerelateerd geweigerd.

4.7      Vertrouwenspersoon
Vanaf het studiejaar 2019-2020 is er binnen s.v. Plexus een vertrouwenspersoon aangesteld. Het zesde bestuur heeft voor het studiejaar 2019-2020 de vertrouwenspersoon Dennis van der Hust aangesteld. De taken en verantwoordelijkheden van deze persoon luiden als volgt:

  • De  vertrouwenspersoon is het aanspreekpunt voor de leden wanneer hij/ zij zich niet comfortabel genoeg voelen om dit te bespreken met het huidige bestuur;
  • De vertrouwenspersoon bemiddelt tussen partijen wanneer dit nodig is;
  • De vertrouwenspersoon beoordeelt de situatie van de student en wijst deze zo nodig door naar de juiste persoon, die meer geschikt is om te helpen in deze situatie;
  • De vertrouwenspersoon wordt elke twee maanden benadert voor een eventuele terugkoppeling;
  • De vertrouwenspersoon en het bestuur evalueren minimaal twee keer per studiejaar over hoe de samenwerking verloopt;
  • In elke nieuwsbrief wordt de vertrouwenspersoon vermeldt. Hierin worden kort zijn taken en verantwoordelijken beschreven.

5.      Commissies
De vereniging telt een aantal vaste commissies. De vaste commissies zijn: Activiteitencommissie, Alumni, Batavierenorganisatie, Feestcommissie, Introductiecommissie, PR-commissie, Reiscommissie, Studiebegeleidingscommissie en de Symposiumcommissie.

Er kunnen altijd, als daar behoefte aan is, commissies worden geschrapt of nieuwe commissies worden opgericht door het bestuur. Het bestuur heeft het recht de commissies van verplichtingen te ontheffen.

Voor elke commissie geldt;

  • De commissie wordt (in principe) door het bestuur samengesteld op een door het bestuur gekozen wijze (infoavond en vervolgens een vormingsavond);
  • Alle commissies moeten bestaan uit studerende leden aan de opleiding Verpleegkunde op de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Uitzondering hierop is de alumni; zij mogen lid zijn van deze commissie op basis van hun alumnilidmaatschap;
  • Leden mogen zich aansluiten bij een commissie op voorwaarde dat hij/zij een leeftijd van achttien (18) jaar heeft  gehaald. Zonder propedeuse mag er geen inhoudelijke functie binnen een commissie vervullen (rollen zoals voorzitter of penningmeester);
  • Alle commissies bestaan uit maximaal zes (6) personen met uitzondering van de activiteiten- en introductiecommissie, zij mogen maximaal uit acht (8) personen bestaan. Mocht een commissie denken dat er meer commissieleden nodig zijn kunnen zij dit aangeven bij de commissaris intern. Het bestuur beslist of deze aanvraag gehonoreerd wordt;
  • Een commissielid dat nog maar een half jaar studeert aan de opleiding mag geen officiële functie bekleden in een commissie. Ook mag er per commissie niet meer dan twee (2) personen in zitten die nog maar een half jaar studeren;
  • De commissie heeft een aangewezen commissiehoofd die gekozen is door de commissie zelf, met goedkeuring van het bestuur. De commissiehoofd is verantwoordelijk voor het functioneren van zijn of haar commissie;
  • De commissie dient binnen het door het bestuur beschikbaar gestelde budget te blijven, indien in overleg met bestuur mag dit overschreden worden;
  • Voor activiteiten waar de penningmeester van het bestuur niet bij aanwezig kan zijn, kan de penningmeester van de commissie een voorschot aanvragen. Beide bankpassen van het bestuur zijn persoonlijk en mogen dus niet worden uitgeleend;
  • De commissie draagt zelf zorg voor de realisatie en de evaluatie van hun activiteiten. Iedere commissie wijst een commissiehoofd, penningmeester en iemand die de PR-functie bekleedt. Ook is één (1) commissielid per activiteit/feest verantwoordelijk voor foto’s en verslagen. De penningmeester van de commissie onderhoudt contact met de penningmeester van het bestuur;
  • De commissie verzorgt zelf subsidieaanvragen bij de penningmeester. Deze moeten binnen vier (4) weken zijn ingediend;
  • De commissie draagt zorg voor het opstellen van een stappenplan en een draaiboek van haar activiteiten met daarin een tijdsafbakening, het budget en een lijst van personen die aan een bepaalde activiteit meewerken;
  • Geen enkele commissie is gemachtigd zelfstandig een contract te ondertekenen. Dit gaat altijd in samenspraak met de commissaris externe betrekkingen;
  • Commissies dienen bij contact met bedrijven/partners de commissaris extern te informeren. Ter voorkoming van evt. contractbreuk;
  • De commissie draagt zorg voor de promotie van haar activiteiten en kan dit eventueel uitbesteden aan de PR-commissie;
  • De commissie notuleert de in commissievergaderingen genomen besluiten en archiveert deze notulen;
  • Het bestuur is ten allen tijde gemachtigd beslissingen van commissies terug te draaien of te veranderen. Is hierover niet direct overeenstemming te bereiken met de desbetreffende commissie, dan worden alle acties die samenhangen met het geschil stilgelegd. Vervolgens worden de commissiehoofd en nog een ander commissielid uitgenodigd op de eerstvolgende bestuursvergadering om hierover overeenstemming te bereiken;
  • Aankopen met een aankoopprijs van boven de honderd (100) euro dienen door de commissies overlegd te worden met het zittende bestuur. Beide partijen moeten een goedkeuring geven tot over gegaan kan worden naar het aanschaffen van het product;
  • De commissies die een activiteit in de vorm van een reis of weekend weg organiseren dienen bij het boeken hiervan een annuleringsverzekering aan te sluiten.

5.1      Bijzondere activiteiten voor actieve leden
Om alle commissies op dezelfde manier succes te wensen, organiseert het bestuur aan het begin van het jaar een commissie succesavond. Daarnaast wordt aan het eind van het collegejaar een commissie bedankweekend georganiseerd door het huidige bestuur.

Bovendien overlegt het huidige bestuur met de oud-bestuursleden wie de Senaatsdag organiseert. Voor deze dag of avond worden alle oud-bestuursleden uitgenodigd.


5.2      Verenigingskleding
Alle actieve leden krijgen een verenigingsshirt. Dit houdt in een T-shirt met naam, het logo van s.v. Plexus en de naam van de commissie. De T-shirts worden besteld via het bestuur. De kleuren hiervan worden in overleg met de commissaris intern bepaald. Nieuwe commissieleden dienen tijdig hun maten door te geven.


6.      Raad van Advies en de Kascontrolecommissie 
s.v. Plexus heeft twee ondersteunende organen; de Raad van Advies en de Kascontrolecommissie.
De Raad van Advies functioneert als een kritisch klankbord en kan indien gevraagd advies geven aan het bestuur van s.v. Plexus. Dit advies is op dat moment altijd bindend. De Raad van Advies bestaat uit alumnileden van s.v. Plexus. De nieuwe Raad van Advies wordt gekozen door de huidige Raad van Advies en het huidige bestuur. De Raad van Advies wordt tijdens de eerste of tweede algemeen ledenvergadering van het bestuursjaar voorgedragen.

De Raad van Advies bestaat uit minimaal drie (3) en maximaal zeven (7) personen. Als deze aantallen gewijzigd willen worden, dient hiervoor gestemd te worden op de algemeen ledenvergadering waarbij twee derde van de aanwezige leden eens moet stemmen. De leden van de Raad van Advies dienen allemaal afgestudeerd te zijn aan de opleiding Verpleegkunde aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen te Nijmegen.

De voorzitter van de Raad van Advies neemt het initiatief om aan het begin van het jaar de officiële beleidsstukken op te vragen bij de huidige voorzitter. Ook neemt de voorzitter van de Raad van Advies het initiatief om eens per jaar te vergaderen met het huidige bestuur om de beleidsvoering en plannen te bespreken.

De Kascontrolecommissie controleert de financiële administratie van s.v. Plexus. Tijdens minimaal drie (3) momenten in het jaar wordt de boekhouding van de vereniging gecontroleerd. De Kascontrolecommissie heeft een controlerende functie en is niet bevoegd om veranderingen door te voeren of te sanctioneren. De boekhouding is de verantwoordelijkheid van het bestuur. De commissie zal, indien zij dit nodig acht, verbeteringen aangaande de boekhouding voorstellen aan het bestuur. Dergelijke voorstellen/adviezen zijn altijd ‘vrijblijvend’ van aard. Daarnaast heeft de commissie de volgende taken;

  • Het controleren van declaraties en facturen op aanwezigheid en verantwoording in de boekhouding;
  • Het tellen van de voorraden;
  • Het tellen van de kas en het controleren van het kasboek;
  • Het controleren van de uitgaven van de studievereniging op doelmatigheid en het belang van deze uitgaven voor de vereniging.

7.      Studentenkamer HAN
In de studentenkamer van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen bevindt zich de voorraad van de vereniging. In het jaar 2018-2019 is er een kluis met slot aangeschaft waarin de kas bewaard wordt. De sleutel van de studentenkamer kan worden opgehaald bij de receptie van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, op vertoon van een collegekaart. De studentenkamer kan door leden worden gebruikt voor vergaderingen en verkoop van kaartjes/ acties van activiteiten. Daarnaast zal het bestuur daar regelmatig aanwezig zijn voor vragen van leden.


8.      Foto’s en video’s
Door de commissie die de activiteit organiseert worden foto’s en video’s gemaakt. De commissie is hier dus zelf verantwoordelijk voor. Foto’s die op de website kunnen worden geplaatst worden naar de voorzitter van s.v. Plexus doorgestuurd, wiens taak het is de foto’s op de website te zetten. Foto’s met een maximale hoeveelheid van honderd (100) worden door de voorzitter geselecteerd en er wordt gekeken welke foto’s op de website kunnen. Wanneer de foto’s dit maximum overschrijden, is het de taak van de commissies om de foto’s uit te zoeken. De voorzitter heeft maximaal vijf (5) werkdagen de tijd om de foto’s online te zetten. Op de Facebookpagina wordt een degelijke selectie getoond en op de website zijn, als leden ingelogd zijn, alle foto’s (die toonbaar zijn) te zien.

s.v. Plexus bezit een GoPro en een camera. De voorzitter is verantwoordelijk voor de GoPro en de camera. Op het moment dat de voorzitter afspraken maakt met een lid dient hij/zij de hele dag/avond verantwoordelijk te zijn voor de camera en/of GoPro. Wanneer deze GoPro en/of camera stuk gaat en/of kwijtraakt, is het de verantwoordelijkheid van de commissie om deze te laten repareren en/of een nieuwe aan te schaffen.

De foto’s die tijdens de activiteiten zijn gemaakt worden gedeeld op de website van s.v. Plexus. Deze foto’s zijn tot twee (2) jaar na de activiteit terug te vinden op de website. Hierna worden ze van de website af gehaald. Indien leden op zoek zijn naar foto’s die niet meer op de website van s.v. Plexus staan, kunnen zij navraag doen bij de voorzitter of de gevraagde foto op de harde schijf te vinden is.

s.v. Plexus gebruikt de foto´s en video´s die gemaakt zijn tijdens activiteiten voor promotiedoeleinden. Een selectie van deze foto’s en video’s zal dan ook op social media geplaatst worden, worden getoond tijdens activiteiten en er zullen foto´s worden opgehangen in de C-vleugel van de HAN op Kapittelweg 33. De overige foto’s en video’s worden op de website geplaatst en zijn alleen zichtbaar voor leden van s.v. Plexus. Het verspreiden van deze foto’s en video’s is niet toegestaan zonder toestemming van het bestuur. Mocht je bezwaar hebben tegen het delen van foto’s waar jij op staat stuur dan een mail naar bestuur@svplexus.nl waarin je dit kenbaar maakt.