1. Het bestuur
1. Het bestuur
Het bestuur van s.v. Plexus bestaat uit de voorzitter, secretaris, penningmeester, commissaris interne betrekkingen, commissaris externe betrekkingen en de commissaris promotie. Elke week vindt er een bestuursvergadering plaats. Dit zal verder worden toegelicht in dit hoofdstuk, naast de uitleg van de bestuursfuncties.
1.1 De voorzitter
1.1.1 Vergaderingen
De voorzitter plant en bereidt de vergadering voor door het maken van een agenda. De voorzitter leidt de vergaderingen en dient het overzicht te houden tijdens de vergadering. Daarnaast zorgt de voorzitter ervoor dat deze gestructureerd verloopt en dient inbreng in.
1.1.2 Website
Het beheren van de website is de medeverantwoordelijkheid van de voorzitter. Dit is met de volgende reden omdat de voorzitter het overzicht dient te houden en de website het medium is waarop alles van en voor de vereniging samen komt. Om deze reden is de voorzitter gemachtigd om alle onderdelen van de site van s.v. Plexus te kunnen aanpassen.
1.1.3 Mail
Ieder bestuurslid heeft een eigen mail, zo ook de voorzitter. De voorzitter controleert dagelijks zijn bestuursmail en hanteert een antwoordtermijn van drie (3) werkdagen.
1.1.4 Actielijst en lange termijn actielijst
Aan de hand van de wekelijkse notulen wordt er door de voorzitter een actielijst opgesteld. De voorzitter bewaakt dat alle bestuursleden deze actielijst naleven en waar nodig wijst de voorzitter de bestuursleden hierop. De voorzitter bewaakt de takenbelasting van zijn bestuursleden en anticipeert waar nodig.
De voorzitter stelt ook een actielijst op voor de lange termijn en stelt deze gedurende het studiejaar bij. In deze actielijst staan bijvoorbeeld evenementen, besprekingen en afspraken waar op korte termijn geen actie voor nodig is.
1.1.5 Overleg met contacten
Wekelijks voert de voorzitter overleggen met diverse interne en externe contacten. Dit kunnen bestuurs- of commissieleden zijn, maar ook docenten, partners, leden, sponsoren, de directie e.d. Ook is de voorzitter verantwoordelijk om contact te onderhouden over het vijfjarenplan.
1.1.6 Documenten
De voorzitter is verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van de officiële documenten van de vereniging. Deze officiële documenten zijn het beleidsplan, de bestuursoverdracht, het huishoudelijke regelement en het bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
1.1.7 Promotie
De voorzitter is medeverantwoordelijk van het Instagram account, de Plexus-app, Facebook- en de LinkedIn pagina van s.v. Plexus.
1.1.8 Ondersteunen penningmeester
De voorzitter ondersteunt de penningmeester bij het betalen van de facturen waar dit nodig is. Ook moeten de voorzitter en penningmeester samen aanwezig zijn bij het betalen van aankoopbonnen met een bedrag vanaf drieduizendvijfhonderd (3500) euro. Bij deze regeling worden de aankoopbonnen uitgeprint en door de voorzitter en de penningmeester ondertekend. Door deze regeling wordt de financiële veiligheid binnen s.v. Plexus vergroot. Daarnaast ondersteunt de voorzitter de betaalverzoeken naar leden indien nodig.
1.1.9 Calamiteiten
De voorzitter is verantwoordelijk bij een calamiteit voor het inschakelen van de medewerker van de HAN die de pers te woord staat, indien dit nog niet is gebeurd.
De vertrouwenspersoon kan aangesproken worden als er incidenten binnen Plexus gebeuren.
1.1.10 Plexustelefoon
De voorzitter beheert de Plexustelefoon en de noodtelefoon. De voorzitter heeft twee (2) werkdagen de tijd om antwoord te geven.
1.2 De secretaris
1.2.1 Ledenadministratie/Congressus
Nieuwe leden schrijven zich in via de website waarbij de secretaris via de mail op de hoogte wordt gesteld. Via Congressus houdt de secretaris het ledenbestand bij. Via Congressus kan de secretaris gemakkelijk de hele ledenlijst opvragen en alle andere taken uitvoeren die te maken hebben met de ledenadministratie.
1.2.2 Mail
De secretaris beheert de bestuursmail. Hier komt alle algemene mail op binnen (bestuur@svplexus.nl). De secretaris bekijkt of hij/zij de mail zelf kan beantwoorden en stuurt deze anders door naar één van de andere bestuurs- of commissieleden. De secretaris bespreekt alle relevante ingekomen stukken in de bestuursvergadering zodat iedereen op de hoogte is. De secretaris controleert dagelijks zijn/haar bestuursmail en hanteert een antwoordtermijn van drie (3) werkdagen.
1.2.3 Notulen
De secretaris maakt elke vergadering notulen zodat er later teruggelezen kan worden wat er is besproken, afgesproken en welke taken nog uitgevoerd moeten worden. De notulen worden uiterlijk na twee (2) dagen na de vergadering op Dropbox geplaatst.
1.2.4 Documenten
De secretaris zorgt ervoor dat alle papieren van de vereniging bij elkaar zitten en is verantwoordelijk voor het archiveren.
1.2.5 Reserveren lokalen
De secretaris zorgt voor het reserveren van de lokalen voor de Algemene Ledenvergaderingen en eventuele andere vergaderingen.
1.2.6 Postvak
De secretaris is verantwoordelijk voor het legen van het postvak. Deze zit op de begane grond naast de printer op de D-vleugel.
1.2.7 Algemeen verordening gegevensbescherming
S.v. Plexus gebruikt persoonsgegevens voor het bijhouden van een ledenadministratie, voor het versturen van nieuwsbrieven en het versturen van uitnodigingen.
S.v. Plexus verwerkt gegevens van leden, docenten van de Academie aan de HAN te Nijmegen en van haar samenwerkingspartners.
S.v. Plexus verwerkt de volgende persoonsgegevens:
Voornaam(en), achternaam, roepnaam, geslacht, geboortedatum, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres (hierbij moet een persoonlijk e-mailadres gebruikt worden en niet de HAN e-mailadres).
Deze persoonsgegevens worden bewaard zolang een persoon lid is. Wanneer het lidmaatschap wordt beëindigd worden de gegevens gearchiveerd.
1.2.8 Website
De secretaris heeft toegang tot alle onderdelen van de website van s.v. Plexus.
1.2.9 Nieuwsbrief
Iedere maandag voor de borrel wordt er een nieuwsbrief naar de leden verstuurd. Hierin staat verenigingsnieuws, activiteiten die plaats gaan vinden en andere interessante mededelingen voor leden. Alle commissies en leden die iets in de nieuwsbrief willen zetten kunnen de secretatis hiervoor tot vijf (5) werkdagen voor de deadline, die hierboven benoemd is, benaderen via secretaris@svplexus.nl.
1.3 Penningmeester
1.3.1 Begroting
De penningmeester stelt vóór de wissel-ALV van zijn/haar verenigingsjaar de begroting op. Deze begroting wordt opgenomen in het beleidsplan. De begroting moet in ieder geval de verwachte inkomsten en uitgaven bevatten, samen met de actuele balans en dus ook de actuele voorraad.
Hierbij hoort het maken van een inschatting van de inkomsten die Plexus in 2023-2024 krijgt. Hierbij kan gedacht worden aan sponsoring en de hoeveelheid contributie. Aan de hand van deze inkomsten wordt het verwachte bedrag verdeeld over de commissies. De rekeningen die in de resultatenrekening worden opgenomen zijn in ieder geval; bestuur, verenigingskosten, sponsoring, merchandise, lustrum, contributie, spaarrekening en voor iedere commissie een eigen rekening.
1.3.2 Conscribo
Het boekhoudprogramma van Plexus heet Conscribo. De belangrijkste elementen van dit boekhoudprogramma zijn; de rekeningen van alle commissies (zogenoemde resultatenrekeningen) en de balans van de vereniging. De balans bestaat uit; kasgeld, bankrekening, spaarrekening, voorraad, debiteuren (waar de vereniging nog geld van krijgt) en crediteuren (waar de vereniging nog geld aan moet betalen). In de resultatenrekening is de begroting verwerkt, hierdoor kan de penningmeester zien of de vereniging op de goede koers zit. Verder wordt iedere aankoopbon voorzien van een referentienummer.
1.3.3 Facturen
De penningmeester van s.v. Plexus stelt facturen op voor gemaakte kosten en voor de aanvraag van een sponsorbedrag. Iedere factuur wordt net als de aankoopbonnen van een referentienummer voorzien. De penningmeester heeft maximaal zeven (7) werkdagen de tijd om aankoopbonnen van leden met een bedrag tot honderd (100) euro terug te betalen aan de persoon. Een aankoopbon met een bedrag boven de honderd (100) euro wordt binnen vijf (5) werkdagen terugbetaald.
Ook moeten de penningmeester en voorzitter samen aanwezig zijn bij het betalen van aankoopbonnen met een bedrag vanaf drieduizendvijfhonderd (3500) euro. Bij deze regeling worden de aankoopbonnen uitgeprint en door de voorzitter en de penningmeester ondertekend. Door deze regeling wordt de financiële veiligheid binnen s.v. Plexus vergroot.
1.3.4 Rabobank
S.v. Plexus is aangesloten bij de Rabobank, hiervoor hebben de penningmeester en de voorzitter een zakelijke pas. De penningmeester is eindverantwoordelijk voor de rekening. Met de bank is een zakelijk contract afgesloten waardoor automatische incasso’s en het opnemen van grotere geldbedragen mogelijk is. Er is een spaarrekening geopend waarop het geld staat van het aankomende lustrum. Ook staat er op deze rekening extra spaargeld zodat er minder geld op de lopende rekening staat, in verband met veiligheid van het geld van de vereniging. Verder werkt de penningmeester met de Rabobankapp waar overschrijvingen mee worden gedaan. De Rabobank brengt maandelijks kosten met zich mee, dit is onderdeel van het contract. Daarnaast kan er bij de Rabobank contant geld gestort worden. Ook is er een creditcard aangeschaft. De penningmeester beheert de betaalverzoeken met ondersteuning van de voorzitter.
1.3.5 Automatische incasso
De penningmeester schrijft de contributie af en kan een deelnemersbedrag incasseren voor bepaalde activiteiten. Alle leden hebben hier bij de inschrijving een automatische incassomachtiging voor afgegeven.
1.3.6 Contant geld
Het beheer van het contant geld van de vereniging valt onder de verantwoordelijkheid van de penningmeester.
1.3.7 Voorraad
De voorraad van s.v. Plexus bestaat uit verschillende merchandise. Deze wordt bijgehouden door de commissaris extern en wordt gecontroleerd door de penningmeester. Dit wordt dan ook verwerkt in het boekhoudprogramma Conscribo. Daarnaast wordt er gewerkt met een kasboek, waarin schriftelijk wordt bijgehouden wat er verkocht wordt op de HAN University of Applied Sciences.
1.3.8 Congressus
Met dit programma wordt de inschrijving voor activiteiten geregeld. Met dit bedrijf is een contract getekend waardoor leden via de website met iDEAL kunnen betalen. Het is voor de penningmeester zichtbaar wie zich heeft ingeschreven en op welke manier hij/zij voor een activiteit heeft betaald. Dit kan namelijk op verschillende manieren; automatische incasso, geld overmaken, contant betalen, een tikkie of met iDEAL betalen. Bij activiteiten met een bedrag boven de honderd (100) euro wordt een aanbetaling gehanteerd van vijftig (50) euro op het moment van inschrijven.
1.3.9 Kascontrolecommissie
De kascontrolecommissie is een verplichte commissie, vermeld in de statuten van de vereniging. Ook vanuit de Kamer van Koophandel wordt een kascontrolecommissie verplicht. Een verdere beschrijving van de kascontrolecommissie is te lezen onder het hoofdstuk 6 Raad van Advies en de kascontrolecommissie.
1.3.10 Contact met de penningmeesters van de commissies
De penningmeester van s.v. Plexus blijft gedurende het jaar met de commissies afstemmen hoeveel geld de commissies nog te besteden hebben. De penningmeester van het bestuur is verantwoordelijk voor het geld dat wordt uitgegeven. Commissies dienen altijd te verantwoorden waar ze van plan zijn het geld aan uit te geven. Commissies moeten eerst overleg hebben met de penningmeester wanneer zij een bedrag boven de honderd (100) euro willen uitgeven. De penningmeester gaat dit met het bestuur overleggen wanneer hij/-zij denkt dat dit nodig is.
1.3.11 Tussenresultaat en jaarverslag
Tijdens de derde Algemene Ledenvergadering laat de penningmeester zien wat s.v. Plexus heeft uitgegeven en wat er binnen is gekomen qua geld. Daarnaast blikt hij/zij vooruit naar wat er nog uitgegeven kan worden en welke bedragen nog binnen zullen komen. Aan het eind van het bestuursjaar wordt er een jaarverslag gemaakt. Dit verslag bestaat uit een overzicht van de in- en uitgaven van de vereniging, maar ook wat er op dat moment op de balans staat.
1.3.12 Website
De penningmeester heeft toegang tot alle onderdelen van de website van s.v. Plexus.
1.4 De commissaris interne betrekkingen
1.4.1 Aanspreekpunt commissies
Tijdens het begin van het studiejaar is de commissaris intern actief betrokken bij de opstartende commissies. Het is hierbij van belang dat er naar elke commissie verwachtingen worden uitgesproken en dat commissies hun verwachting kunnen uitspreken naar het bestuur toe. De afspraken die dan worden gemaakt kunnen vastgelegd en gedeeld worden in de Dropbox. Daarnaast is de commissaris intern op de hoogte van de stand van zaken binnen de commissies. De commissaris intern kan dit op verschillende wijzen bereiken. De keuze is onder andere afhankelijk van de beschikbare tijd, het functioneren van de commissie en de urgentie van de vergadering. Er kan worden gekozen voor het bijwonen van een vergadering, telefonisch contact tijdens een deel van de vergadering, telefonisch bereikbaar zijn tijdens de vergadering, mailverkeer, het lezen van de notulen, etc.
De commissaris intern evalueert drie (3) keer per jaar het functioneren van de commissies. Denk hierbij aan zaken zoals communicatie binnen een commissie, communicatie tussen verschillende commissies en communicatie tussen commissies en het bestuur. Daarnaast wordt besproken of de gestelde doelen behaald zijn, hoe de activiteiten zijn verlopen en welke toekomstplannen de commissies hebben.
1.4.2 Aanspreekpunt HAN
Om de banden met de docenten van de studie Verpleegkunde op de HAN University of Applied Sciences te behouden en/of verbeteren, is de commissaris intern het aanspreekpunt. Door middel van mail worden de docenten op de hoogte gesteld door de commissaris intern en kunnen zij via mail of telefoon contact opnemen voor vragen en/of ideeën. Eventuele vragen vanuit de docenten zullen besproken worden tijdens vergaderingen en als het mogelijk is, wordt er gekeken of commissies deze vraag kunnen oplossen.
1.4.3 Bestuur
De commissaris intern informeert bestuursleden tijdens de wekelijkse bestuursvergaderingen over de voortgang van de commissies. De door het bestuur genomen beslissingen communiceert de commissaris intern naar de commissies. Hierbij is het van belang dat informatie gelijktijdig naar alle betrokken mensen wordt gecommuniceerd. Dit zorgt voor transparantie binnen de vereniging.
1.4.4 Vormen nieuwe commissies
Het vormen van nieuwe commissies wordt gedaan aan het einde van het studiejaar. Het vormen van commissies bestaat uit verschillende fases:
De eerste fase bestaat uit het in kaart brengen welke commissies nodig zijn. Hierbij wordt gekeken naar de huidige taken van commissies. Het kan nodig zijn dat er een nieuwe commissie komt of dat de taken van een bestaande commissie worden veranderd. Dit kan tijdens een commissiehoofdenvergadering besproken worden. Commissiehoofd is de voorzitter van de desbetreffende commissie. Een commissiehoofdenvergadering vergroot de transparantie binnen de vereniging.
De tweede fase bestaat uit het bepalen van een start- en sluitdatum van de inschrijvingen en het informeren van leden over het vormen van nieuwe commissies. Denk hierbij aan het gebruik van de commissiewijzer.
De derde fase bestaat uit het daadwerkelijk vormen van de commissies. De wijze waarop deze gevormd worden, is terug te vinden onder hoofdstuk 5 Commissies.
1.4.5 Nevenactiviteiten
De commissaris intern heeft als taak het mede organiseren van de commissiebonding avond. Bij deze avond is er gelegenheid voor de commissieleden om elkaar te leren kennen en de banden tussen de commissies te versterken. Daarnaast is de commissaris intern hoofdverantwoordelijk voor het organiseren van het commissieweekend. Dit weekend wordt georganiseerd aan het einde van het schooljaar om alle commissieleden te bedanken voor hun inzet van het afgelopen jaar.
1.4.6 Website
De commissaris interne betrekkingen heeft alleen toegang op de website voor de volgende onderdelen: vereniging à commissies en het kopje vacatures. De toegang van de overige onderdelen heeft geen meerwaarde voor de functie als commissaris interne betrekkingen.
1.4.7 Intentieverklaring
De commissaris Intern laat de commissieleden de verklaring ondertekenen bij het samenstellen van de commissies. Als dat niet gebeurt, zorgt de commissaris Intern ervoor dat de verklaring door de leden op een later moment wordt ondertekend. De commissaris Intern houdt elk jaar de intentieverklaring up to date en zorgt ervoor dat de verklaring aan het begin van het jaar door de leden ondertekend wordt.
1.5 Commissaris externe betrekkingen
1.5.1 Sponsoren en samenwerkingspartners
De commissaris extern is verantwoordelijk voor het contact zoeken en/of onderhouden met huidige en/of nieuwe sponsoren. Met deze sponsoren wordt een passend contract afgesloten wat door beide partijen nageleefd dient te worden. Als dit niet zo is, kan men een gesprek aanvragen met de sponsor of de vereniging.
1.5.2 Contracten
De commissaris extern is verantwoordelijk voor alle contracten met sponsoren die zijn opgesteld en ondertekend. Alle contracten dienen in de Dropbox te staan en op papier in een map bewaard te worden. Contracten die met een derde aangegaan worden, mogen uitsluitend ondertekend worden door het zittende bestuur.
1.5.3 Contact (Broeder)vereniging
De commissaris extern is verantwoordelijk voor het aangaan en onderhouden van relaties met andere (Broeder)verenigingen. Het bestuur nodigt hen uit op de constitutieborrel om het netwerk op deze manier te onderhouden en uit te breiden. Aankomend jaar wil het bestuur zich focussen op het contact met de zusterverenigingen zodat dit contact weer opgepakt kan worden. De commissaris extern heeft als taak de contacten te verbeteren en eventueel samen een activiteit te organiseren.
1.5.4 Website
De commissaris externe betrekkingen heeft alleen toegang op de website voor de volgende onderdelen: samenwerkingspartners, merchandise en vacatures. De toegang van de overige onderdelen heeft geen meerwaarde voor de functie als commissaris externe betrekkingen.
1.6 Commissaris promotie
1.6.1 Aanspreekpunt promotie
De commissaris promotie is het aanspreekpunt van commissies voor het plaatsen van de evenementen en mededelingen op alle social media. De afspraken en planningen die dan zijn gemaakt, worden vastgesteld en gedeeld in Dropbox.
1.6.2 Bestuur
De commissaris promotie bespreekt elke week tijdens de vergadering de voortgang van de promotie.
1.6.3 Social Media
De commissaris promotie is hoofdverantwoordelijk voor de social media van s.v. Plexus, samen met de voorzitter. Met behulp van deze pagina’s worden de volgers ingelicht over evenementen en ontwikkelingen binnen de vereniging.
1.6.4 Promotie
De commissaris promotie is verantwoordelijk voor de uiterlijke verzorging van het promotiemateriaal. Wanneer een commissie aanvraag indient voor een poster of flyer heeft de commissaris promotie tien (10) werkdagen de tijd om deze af te leveren. De commissies moeten twintig (20) werkdagen voor het plaatsvinden van het evenement een promotiestuk afleveren bij de commissaris promotie. Deze zal vervolgens binnen vijf (5) werkdagen worden geplaatst. Het promotie bericht kan nogmaals geplaatst worden in overleg met de commissaris promotie.
1.6.5 Contact met de promotie van de commissies
In het begin van het studiejaar zal de commissaris promotie met de desbetreffende commissieleden kortsluiten wat er verwacht wordt van de aangeleverde promotie. Daarnaast zal er halverwege het studiejaar een evaluatie moment plaatsvinden waarbij commissieleden kunnen aangeven hoe zij het vinden gaan betreft de promotie.
1.6.6 Activiteiten GGM Kalender
De commissaris promotie plaats evenementen van activiteiten op de website en GGM activiteitenkalender zorg en welzijn.
1.6.7 Website
De commissaris promotie heeft alleen toegang op de website voor het volgende onderdelen: het ledenbestand, websitebeheer en overige. De toegang van de overige onderdelen heeft geen meerwaarde voor de functie als commissaris promotie.
1.6.8 Plexus-app
De commissaris promotie is hoofdverantwoordelijke voor de Plexus-app. De app is bedoeld voor: evenementen, sponsoren laten zien, pushberichten van nieuwe activiteiten, chat functies en foto's.
1.7 Bestuursvergadering
Elke bestuursvergadering is op verzoek toegankelijk voor leden. Het bestuur heeft recht om (een deel van) de vergadering een besloten karakter te geven. Tijdens een vergadering vindt hoofdelijke stemming plaats, waarbij de besluiten genomen worden met ten minste een meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Hierbij dient het volledige bestuur aanwezig te zijn. Besluiten kunnen alleen genomen worden wanneer na de stemming een meerderheid van het bestuur akkoord is. Bij een uitzondering geldt dat bij een gelijk aan stemmen de voorzitter de doorslaggevende stem heeft. Bij het staken van de stemmen wordt na een discussieronde opnieuw gestemd. Staken de stemmen vervolgens nog, dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Niet-bestuursleden hebben in de vergadering geen stemrecht, maar kunnen slechts een advies uitbrengen. Dit advies is echter niet bindend.
Alle bestuursleden krijgen voor de bestuursvergadering gelegenheid de notulen van de vorige bestuursvergadering te lezen. De secretaris zorgt ervoor dat deze notulen, indien mogelijk, uiterlijk twee (2) dagen na de bestuursvergadering beschikbaar zijn. De bestuursleden dienen tot één (1) dag voor de eerstvolgende bestuursvergadering hun agendapunten aan de voorzitter kenbaar te maken.
